Lỗi dùng từ và ngữ pháp khi viết email tiếng Anh và cách tránh

Viết email tiếng Anh không khó nhất ở chỗ dùng từ “cao siêu”, mà khó ở chỗ viết đúng ngữ cảnh, đúng giọng điệu và đủ rõ để người nhận hiểu ngay bạn cần gì. Nếu bạn hay bị bí khi mở đầu email, viết dài dòng, dịch từng chữ từ tiếng Việt hoặc gửi xong vẫn thấy email “không tự nhiên”, bài này sẽ giúp bạn nhận ra lỗi và sửa theo cách dễ áp dụng.

Key takeaways

• Lỗi viết email tiếng Anh phổ biến nhất thường nằm ở 4 nhóm: dùng từ không tự nhiên, sai ngữ pháp cơ bản, chọn sai giọng điệu và bố cục email chưa rõ.
• Nhiều người học Việt Nam viết email bị cứng vì dịch từng chữ từ tiếng Việt sang tiếng Anh.
• Một email tốt không chỉ “đúng ngữ pháp”, mà còn phải rõ mục đích, rõ việc cần người nhận phản hồi, rõ bước tiếp theo.
• Khi tự rà email, hãy kiểm tra 5 điểm: subject, lời chào, lý do viết, hành động mong muốn, câu kết.
• Nếu bạn biết ngữ pháp nhưng vẫn viết email thiếu tự nhiên, vấn đề thường nằm ở cách diễn đạt và tư duy tổ chức ý, không chỉ ở ngữ pháp.

Lỗi dùng từ và ngữ pháp khi viết email tiếng Anh là gì và vì sao dễ mắc

Lỗi viết email tiếng Anh là những lỗi khiến email của bạn bị khó hiểu, thiếu tự nhiên, thiếu chuyên nghiệp hoặc không đúng ngữ cảnh, dù có thể từng câu riêng lẻ vẫn “na ná đúng”.

Người học Việt Nam thường mắc lỗi này vì 3 lý do chính:

• Quen dịch ý tiếng Việt sang tiếng Anh theo từng chữ
• Chỉ tập trung vào ngữ pháp từng câu, nhưng chưa để ý đến tone và bố cục email
• Dùng cách viết của chat hoặc tin nhắn để áp vào email học tập, công việc

Ví dụ, câu này không sai hoàn toàn về nghĩa nhưng vẫn rất “Việt hóa”:

• I hope you sympathize for me.
• Tự nhiên hơn: I hope you understand my situation.

Điều cần nhớ là: email tiếng Anh không chỉ cần đúng, mà còn cần đúng cách người ta thực sự viết trong học tập và công việc.

Các lỗi dùng từ thường gặp khi viết email tiếng Anh

Dùng từ quá thân mật trong email cần lịch sự

Đây là lỗi rất phổ biến. Nhiều bạn mở đầu email kiểu đang nhắn tin:

• Hey teacher,
• Hi bro,
• What’s up?

Nếu bạn đang viết cho giáo viên, nhà tuyển dụng, khách hàng, đồng nghiệp chưa thân hoặc người lớn tuổi hơn, những cách mở đầu này dễ tạo cảm giác thiếu phù hợp.

Cách an toàn hơn:

• Dear Ms. Hoa,
• Hello Mr. Nam,
• Dear Admissions Team,
• Hi Anna, (chỉ dùng khi mối quan hệ đủ thân hoặc ngữ cảnh không quá trang trọng)

Nguyên tắc dễ nhớ: nếu chưa chắc nên thân mật đến đâu, hãy chọn mức lịch sự trung tính trước.

Dịch từng chữ từ tiếng Việt sang tiếng Anh

Đây là lỗi khiến email nghe rất “máy” hoặc rất “dịch”.

Ví dụ:

• I very thank you.
• I support you send me this file.
• Please sympathize for my inconvenience.

Cách tự nhiên hơn:

• Thank you very much.
• Could you please send me this file?
• I’m sorry for the inconvenience.
• Thank you for your understanding.

Một số cụm người học Việt Nam hay viết theo bản năng nhưng không tự nhiên:

• support me trong nhiều ngữ cảnh, thay vì help me hoặc assist me
• sympathize khi thực ra nên dùng understand
• I am very appreciated thay vì I really appreciate…

Nếu một câu nghe giống như bạn dịch từng chữ từ tiếng Việt, khả năng cao email đó chưa tự nhiên.

Dùng sai collocation, cụm từ đi cùng nhau

Nhiều email sai không phải vì sai ngữ pháp, mà vì dùng tổ hợp từ không tự nhiên.

Ví dụ sai:

• make a meeting
• do a decision
• give you big thanks
• discuss about the problem

Cách đúng, tự nhiên hơn:

• have a meeting
• make a decision
• many thanks for your support
• discuss the problem

Ví dụ trong email:

• Sai: We will make a meeting tomorrow to discuss about the issue.
• Đúng: We will have a meeting tomorrow to discuss the issue.

Đây là nhóm lỗi rất hay gặp ở người học đã có nền tảng nhưng chưa viết nhiều email thực tế.

Lạm dụng từ quá khó để tỏ ra chuyên nghiệp

Nhiều bạn nghĩ email càng “sang” càng tốt. Thực tế, email tốt là email rõ, gọn, dễ hiểu.

Ví dụ:

• Please peruse the attached documentation.
• I would like to elucidate the aforementioned issue.

Tự nhiên hơn:

• Please review the attached document.
• I would like to clarify the issue mentioned above.

Dễ hiểu luôn tốt hơn cố tỏ ra học thuật. Trong email công việc, sự rõ ràng thường quan trọng hơn việc dùng từ quá khó.

Các lỗi ngữ pháp thường gặp khi viết email tiếng Anh

Sai thì động từ

Email rất dễ sai thì vì người viết không xác định rõ việc đó đã xảy ra, đang xảy ra hay sẽ xảy ra.

Ví dụ sai:

• I send you the file yesterday.
• We have a meeting last week.
• I am writing this email yesterday.

Cách đúng:

• I sent you the file yesterday.
• We had a meeting last week.
• I wrote this email yesterday.

Mẹo nhớ nhanh:

• Có yesterday, last week, this morning thì thường phải kiểm tra lại quá khứ
• Đang viết email để thông báo ở hiện tại, bạn có thể dùng:
  • I am writing to ask about…
  • I am writing to confirm…

Sai chủ ngữ, động từ

Lỗi này thường xuất hiện khi viết nhanh.

Ví dụ sai:

• The information are attached.
• My manager ask me to send this email.
• One of the files were missing.

Cách đúng:

• The information is attached.
• My manager asked me to send this email.
• One of the files was missing.

Với email, những lỗi kiểu này nhìn nhỏ nhưng lại làm giảm cảm giác chuyên nghiệp rất nhanh.

Sai mạo từ và giới từ

Người Việt rất hay thiếu hoặc dùng nhầm a, an, the, và giới từ sau động từ.

Ví dụ:

• I have question about schedule.
• I am interested on your course.
• Please reply me soon.

Cách đúng:

• I have a question about the schedule.
• I am interested in your course.
• Please reply to me soon. hoặc tự nhiên hơn là Please reply when convenient.

Nếu bạn chưa chắc, hãy đặc biệt kiểm tra các cụm sau:

• interested in
• reply to
• attached to
• responsible for
• available on / available at

Viết câu quá dài, chồng nhiều ý trong một câu

Đây là lỗi rất thường gặp ở người học muốn “viết đủ ý”.

Ví dụ:

• I am writing to ask about the course and I also want to know the tuition fee and if possible can you tell me whether I can study online because I am working full-time and I am busy in the evening.

Câu này không hẳn sai hoàn toàn, nhưng rất mệt để đọc.

Tách ra sẽ tốt hơn:

• I am writing to ask about your course.
• Could you please share the tuition fee and study schedule?
• I would also like to know whether an online option is available, as I am working full-time.

Một email dễ đọc thường tốt hơn một email cố nhồi nhiều ý vào một câu.

Các lỗi về giọng điệu và bố cục email

Không nói rõ lý do viết ở đầu email

Nhiều email mở đầu quá chung:

• How are you?
• I hope you are well.
• Nice to contact you.

Những câu này không sai, nhưng nếu viết xong rồi vẫn chưa nói lý do gửi email thì email sẽ bị chậm vào vấn đề.

Cách tốt hơn là sau 1 câu chào ngắn, hãy nêu rõ mục đích ngay:

• I am writing to ask about…
• I would like to confirm…
• I am writing to follow up on…

Ví dụ:

• I hope you are well. I am writing to ask whether the class schedule for next week has been finalised.

Subject line quá mơ hồ

Nhiều bạn đặt tiêu đề như:

• Hello
• Important
• Question
• My email

Những subject này không giúp người nhận hiểu email nói về việc gì.

Tốt hơn:

• Request for class schedule
• Follow-up on our meeting
• Updated proposal for review
• Absence notice for 23 May

Subject line tốt là subject line nói đúng việc.

Tone quá cứng hoặc quá suồng sã

Một số email quá thẳng:

• Send me the file today.
• Reply soon.
• I need your answer now.

Một số email lại quá vòng vo hoặc xin lỗi quá nhiều:

• I am terribly sorry to bother you again and again…
• I know this may be very inconvenient and I sincerely apologise for taking your valuable time…

Cách cân bằng hơn:

• Could you please send me the file by 3 p.m. today?
• I would appreciate your reply by Friday if possible.
• Thank you for your time and support.

Tone tốt là tone lịch sự, rõ việc, không ra lệnh nhưng cũng không quá rụt rè.

Kết email mà không chốt việc cần làm tiếp

Nhiều email kết kiểu:

• Thank you.
• Best regards.

Như vậy vẫn ổn, nhưng nếu email có yêu cầu hoặc cần phản hồi, bạn nên chốt rõ hơn:

• Please let me know if Friday morning works for you.
• I look forward to your reply.
• Could you please confirm receipt of this email?

Người nhận càng dễ hiểu bạn muốn gì, khả năng phản hồi càng cao.

Cách tự kiểm tra và sửa email trước khi gửi

Bạn có thể rà email theo checklist 1 phút này:

• Bước 1: Kiểm tra subject
  • Subject đã nói đúng việc chưa?
  • Có quá chung chung không?
• Bước 2: Kiểm tra 2 câu đầu
  • Người nhận có hiểu ngay bạn viết để làm gì không?
  • Nếu chưa, hãy thêm mẫu như I am writing to…
• Bước 3: Kiểm tra một email, một mục tiêu chính
  • Email này đang xin lịch học, xin đổi lịch, gửi tài liệu hay follow-up?
  • Nếu có quá nhiều mục tiêu, hãy tách bớt.
• Bước 4: Kiểm tra hành động mong muốn
  • Bạn muốn người nhận làm gì sau khi đọc?
  • Gửi file, xác nhận, phản hồi, duyệt nội dung, đổi lịch?
• Bước 5: Kiểm tra ngôn ngữ
  • Có câu nào nghe như dịch từ tiếng Việt không?
  • Có câu nào quá dài không?
  • Tên người nhận, file đính kèm, mốc thời gian đã đúng chưa?

Mẹo tự học tại nhà:

• Tạo sẵn 1 khung email cơ bản rồi thay nội dung theo từng tình huống
• Gom 10 đến 20 mẫu câu dùng thường xuyên, ví dụ:
  • I am writing to ask about…
  • Could you please…
  • Please find attached…
  • Thank you for your time.
  • I look forward to hearing from you.
• Mỗi lần viết xong, tự hỏi:
  • Người nhận có hiểu ngay việc chính không?
  • Email này có lịch sự nhưng vẫn tự nhiên không?
  • Nếu mình là người nhận, mình có biết phải trả lời gì không?

Khi nào nên học tiếp nội dung liên quan

Nếu bạn đọc đến đây và thấy mình đúng là đang vướng ở phần viết email, hãy xác định xem mình đang vướng ở tầng nào:

• Nếu bạn không biết email nên có những phần nào, nên học tiếp bài về cấu trúc viết email tiếng Anh.
• Nếu bạn bí câu mở đầu, câu kết, câu nhờ vả lịch sự, nên học tiếp bài về mẫu câu lịch sự khi viết email tiếng Anh.
• Nếu bạn cần viết email cho công việc cụ thể, nên xem bài về viết email tiếng Anh cho khách hàng.
• Nếu bạn biết ngữ pháp nhưng vẫn viết cứng, thường bạn đang thiếu phần diễn đạt tự nhiên và phản xạ dùng tiếng Anh trong tình huống thực tế.

Kỹ năng viết email không đứng riêng lẻ. Nó liên quan trực tiếp đến:

• giao tiếp trong công việc
• ứng tuyển
• học tập với giáo viên, trường lớp, đối tác
• khả năng trình bày ý rõ ràng bằng tiếng Anh

FAQ

Xem thêm

• Cấu trúc viết email tiếng Anh chuẩn
• Hướng dẫn viết email tiếng Anh chuẩn mực trong công việc và học tập
• Viết email tiếng Anh cho khách hàng theo tình huống phổ biến
• Mẫu câu lịch sự khi viết email tiếng Anh
• Lộ trình giao tiếp tiếng Anh cho người đi làm tại SEC

Tìm lộ trình học phù hợp

Nếu bạn đang thấy mình biết ngữ pháp nhưng vẫn không viết được email tự nhiên, hoặc cứ viết là dịch từ tiếng Việt sang tiếng Anh, hãy bắt đầu bằng một bước đơn giản: kiểm tra lại trình độ hiện tại và xác định đúng điểm vướng.

KIỂM TRA TRÌNH ĐỘ CỦA BẠN

nhận tư vấn lộ trình