Adjusting a Deadline: Cách xin dời deadline bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Nội dung bài viết

Deadline ban đầu là thứ Sáu nhưng dữ liệu từ bộ phận khác chưa hoàn tất. Một báo cáo cần thêm hai ngày để kiểm tra. Khách hàng thay đổi yêu cầu khiến tiến độ cũ không còn khả thi. Trong những tình huống như vậy, vấn đề không chỉ là nói “I need more time”.

Một lời xin dời deadline chuyên nghiệp cần làm rõ bốn điểm: deadline hiện tại là gì, vì sao cần thay đổi, thời hạn mới được đề xuất là khi nào và công việc sẽ được xử lý ra sao sau khi được chấp thuận.

Bài học Adjusting a Deadline tập trung vào cách viết email xin gia hạn hoặc điều chỉnh deadline bằng tiếng Anh, kèm từ vựng, mẫu câu theo từng mục đích, hai email mẫu, lỗi thường gặp, bài tập và cách áp dụng trong môi trường công sở.

Key takeaways:

Biết cách xin dời deadline mà không tạo cảm giác thiếu trách nhiệm.
Dùng đúng các cụm như meet a deadline, extend the deadline, request an extension.
Viết email theo flow: nêu vấn đề → giải thích → đề xuất deadline mới → cam kết → xác nhận.
Tránh các câu quá trực tiếp như “Change the deadline” hoặc “I cannot finish it”.
Luyện xử lý cả tình huống người nhận đồng ý, từ chối hoặc đề xuất một mốc khác.
Áp dụng được vào marketing, sales, HR, admin, customer service và quản lý dự án.

Mục lục

Thông tin bài học
Tình huống này dùng khi nào trong công việc?
Mục tiêu giao tiếp trong chủ đề Adjusting a Deadline
Từ vựng và cụm từ cần biết
Mẫu câu Business English theo từng mục đích
Cấu trúc email Adjusting a Deadline
Mẫu hoàn chỉnh
Lỗi sai thường gặp khi xin điều chỉnh deadline
Cách nâng cấp câu cho chuyên nghiệp hơn
Bài tập Business English chủ đề Adjusting a Deadline
Đáp án và giải thích
Ứng dụng vào công việc thực tế
FAQ về Adjusting a Deadline trong Business English
Kết luận
Xem thêm

Thông tin bài học

Mục	Nội dung
Chủ đề	Adjusting a Deadline
Nhóm kỹ năng	Business Email
Level đề xuất	B1
Phù hợp với	Sinh viên sắp đi làm, nhân viên văn phòng, marketing, sales, HR, admin, customer service, giáo viên/tư vấn giáo dục
Mục tiêu	Dùng tiếng Anh để đề nghị, trao đổi và xác nhận việc điều chỉnh deadline
Output sau bài học	Viết được email xin gia hạn deadline rõ ràng, lịch sự và có deadline mới cụ thể

Tham khảo thêm: Cách viết email chuyên nghiệp trong công việc bằng tiếng Anh | https://secenglish.vn/viet-email-chuyen-nghiep-va-thu-cong-viec/ | https://anhngusec.edu.vn/viet-email-chuyen-nghiep-va-thu-cong-viec/

Tình huống này dùng khi nào trong công việc?

Adjusting a deadline xuất hiện khi thời hạn đã được thống nhất nhưng điều kiện thực tế thay đổi. Một bộ phận có thể đang chờ dữ liệu, khách hàng gửi thêm yêu cầu, hệ thống gặp lỗi, khối lượng công việc tăng hoặc một bước phụ thuộc chưa hoàn thành.

Trong nội bộ công ty, email xin đổi deadline thường có mức độ neutral đến polite. Khi gửi cho quản lý, khách hàng hoặc đối tác, giọng điệu cần lịch sự hơn và tránh tạo cảm giác đang đơn phương thông báo.

Ví dụ, thay vì viết:

We cannot finish this on Friday. The new deadline is Monday.

Cách chuyên nghiệp hơn là:

Would it be possible to extend the deadline from Friday to Monday? We need additional time to complete the final quality check.

Người viết không chỉ thông báo rằng công việc trễ. Người viết cho thấy mình đã đánh giá tình hình, có lý do hợp lý và đưa ra một phương án cụ thể.

Adjusting a deadline cũng không phải lúc nào cũng có nghĩa là lùi deadline. Trong một số tình huống, quản lý hoặc khách hàng cần hoàn thành công việc sớm hơn. Khi đó có thể dùng bring the deadline forward hoặc diễn đạt rõ bằng cách đổi từ ngày A sang ngày B để tránh hiểu nhầm.

Mục tiêu giao tiếp trong chủ đề Adjusting a Deadline

Mục tiêu giao tiếp	Cách diễn đạt cần đạt
Nêu lý do viết email	Cho người nhận biết ngay email liên quan đến deadline nào
Thông báo vấn đề	Mô tả trở ngại ngắn gọn, không đổ lỗi
Xin thêm thời gian	Đề nghị điều chỉnh deadline bằng câu hỏi lịch sự
Đề xuất deadline mới	Đưa ra ngày hoặc giờ cụ thể
Thể hiện trách nhiệm	Nêu phần việc đã hoàn thành và kế hoạch tiếp theo
Xác nhận	Yêu cầu người nhận xác nhận deadline mới hoặc đề xuất phương án khác

Một email tốt không cần giải thích quá dài. Người nhận chủ yếu cần biết: What happened? What do you need? When can you deliver?

Từ vựng và cụm từ cần biết

Word/Phrase	Loại từ	Nghĩa tiếng Việt	Dùng trong ngữ cảnh nào?	Ví dụ
deadline	noun	hạn chót	Nói về thời hạn phải hoàn thành việc	The deadline is Friday.
due date	noun phrase	ngày đến hạn	Báo cáo, tài liệu, thanh toán, nhiệm vụ	The due date is 15 September.
original deadline	noun phrase	deadline ban đầu	So sánh với deadline mới	The original deadline was Monday.
revised deadline	noun phrase	deadline đã điều chỉnh	Xác nhận thời hạn mới	The revised deadline is Thursday.
final deadline	noun phrase	hạn cuối cùng	Khi không thể gia hạn thêm	Friday is the final deadline.
extension	noun	sự gia hạn	Nói về khoảng thời gian được gia hạn	We received a two-day extension.
deadline extension	noun phrase	việc gia hạn deadline	Email, quản lý dự án	I am writing to request a deadline extension.
extend the deadline	verb phrase	gia hạn deadline	Đề nghị lùi thời hạn	Could we extend the deadline to Friday?
request an extension	verb phrase	xin gia hạn	Cách diễn đạt chuyên nghiệp	I would like to request an extension.
meet a deadline	verb phrase	hoàn thành đúng hạn	Báo cáo tiến độ	We are working to meet the deadline.
miss a deadline	verb phrase	trễ deadline	Cảnh báo rủi ro	We may miss the deadline.
tight deadline	noun phrase	deadline gấp	Khối lượng lớn, thời gian ngắn	We are working under a tight deadline.
realistic deadline	noun phrase	deadline khả thi	Khi thương lượng tiến độ	Friday would be a more realistic deadline.
project timeline	noun phrase	tiến độ dự án	Trao đổi toàn bộ kế hoạch	The change may affect the project timeline.
revised timeline	noun phrase	tiến độ điều chỉnh	Sau khi thay deadline	I have attached the revised timeline.
deliverable	noun	sản phẩm/bàn giao đầu ra	Dự án, agency, marketing	The final deliverable is almost ready.
submission	noun	việc nộp tài liệu	Báo cáo, hồ sơ, bài trình bày	The submission is due tomorrow.
delay	noun/verb	sự chậm trễ; làm chậm	Giải thích vấn đề	There has been a slight delay.
unexpected delay	noun phrase	chậm trễ ngoài dự kiến	Khi có phát sinh	We experienced an unexpected delay.
unforeseen issue	noun phrase	vấn đề không lường trước	Email formal hơn	An unforeseen issue has affected the schedule.
dependency	noun	đầu việc phụ thuộc	Quản lý dự án	We are waiting on an external dependency.
workload	noun	khối lượng công việc	Giải thích áp lực tiến độ	The team has a heavier workload this week.
priority	noun	việc ưu tiên	Sắp xếp lại công việc	This project remains our top priority.
additional time	noun phrase	thêm thời gian	Xin thêm thời gian xử lý	We need additional time for testing.
stay on track	verb phrase	giữ đúng tiến độ	Cam kết sau điều chỉnh	The new schedule will help us stay on track.
complete on time	verb phrase	hoàn thành đúng hạn	Cam kết deadline mới	We will complete the work on time.
confirm the new deadline	verb phrase	xác nhận deadline mới	Chốt email	Please confirm the new deadline.
agree on a new deadline	verb phrase	thống nhất deadline mới	Thương lượng	Could we agree on a new deadline?

Các collocation như meet a deadline, miss a deadline, tight deadline và extend the deadline thường được dùng trực tiếp trong ngữ cảnh Business English.

Mẫu câu Business English theo từng mục đích

Mục đích	Mẫu câu tiếng Anh	Nghĩa tiếng Việt	Mức độ
Mở đầu	I’m writing to discuss the deadline for the monthly report.	Tôi viết email để trao đổi về deadline của báo cáo tháng.	Neutral
Mở đầu	I’d like to discuss a possible adjustment to the current deadline.	Tôi muốn trao đổi về khả năng điều chỉnh deadline hiện tại.	Polite
Mở đầu	I’m writing to request an extension for the project deadline.	Tôi viết email để xin gia hạn deadline dự án.	Formal
Nêu vấn đề	We have experienced a slight delay in the final review.	Quá trình kiểm tra cuối đang chậm hơn dự kiến một chút.	Neutral
Nêu vấn đề	We are still waiting for the final data from another team.	Chúng tôi vẫn đang chờ dữ liệu cuối từ bộ phận khác.	Neutral
Nêu vấn đề	An unexpected issue has affected our original timeline.	Một vấn đề phát sinh đã ảnh hưởng đến tiến độ ban đầu.	Polite
Nêu vấn đề	Due to an unforeseen issue, we need additional time to complete the task.	Do một vấn đề ngoài dự kiến, chúng tôi cần thêm thời gian để hoàn thành công việc.	Formal
Xin gia hạn	Could we extend the deadline to Friday?	Chúng ta có thể gia hạn deadline đến thứ Sáu không?	Neutral
Xin gia hạn	Would it be possible to extend the deadline by two days?	Có thể gia hạn deadline thêm hai ngày không?	Polite
Xin gia hạn	I would like to request an extension until 20 September.	Tôi muốn xin gia hạn đến ngày 20 tháng 9.	Formal
Xin gia hạn	Would you be open to moving the deadline from Tuesday to Thursday?	Anh/chị có đồng ý chuyển deadline từ thứ Ba sang thứ Năm không?	Polite
Xin hoàn thành sớm hơn	Would it be possible to bring the deadline forward to Wednesday?	Có thể chuyển deadline sớm lên thứ Tư không?	Polite
Đề xuất ngày mới	Friday would give us enough time to complete the final checks.	Thứ Sáu sẽ cho chúng tôi đủ thời gian hoàn tất bước kiểm tra cuối.	Neutral
Đề xuất ngày mới	We propose a revised deadline of 18 September.	Chúng tôi đề xuất deadline mới là ngày 18 tháng 9.	Formal
Giải thích	The extra time would allow us to complete the work properly.	Khoảng thời gian bổ sung sẽ giúp chúng tôi hoàn thành công việc đầy đủ.	Polite
Giải thích	This would allow us to incorporate the latest feedback.	Điều này sẽ giúp chúng tôi cập nhật các phản hồi mới nhất.	Formal
Thể hiện trách nhiệm	We have already completed the first two sections.	Chúng tôi đã hoàn thành hai phần đầu.	Neutral
Thể hiện trách nhiệm	The project remains a priority for our team.	Dự án vẫn là một ưu tiên của đội ngũ.	Polite
Thể hiện trách nhiệm	If approved, we will deliver the final version by Thursday afternoon.	Nếu được chấp thuận, chúng tôi sẽ gửi bản cuối vào chiều thứ Năm.	Polite
Thể hiện trách nhiệm	We are confident that we can meet the revised deadline.	Chúng tôi tin rằng có thể hoàn thành đúng deadline mới.	Formal
Đồng ý	The revised deadline works for me.	Deadline mới phù hợp với tôi.	Neutral
Đồng ý	Thursday works well on our side.	Thứ Năm phù hợp với phía chúng tôi.	Neutral
Thương lượng	Could we agree on Wednesday instead?	Chúng ta có thể thống nhất sang thứ Tư thay vào đó không?	Polite
Từ chối	I’m afraid Friday would be too late for the next stage of the project.	E rằng thứ Sáu sẽ quá muộn cho giai đoạn tiếp theo của dự án.	Polite
Từ chối	Unfortunately, we need to keep the original deadline.	Rất tiếc, chúng ta cần giữ deadline ban đầu.	Formal
Xác nhận	Please let me know if the revised deadline works for you.	Vui lòng cho tôi biết deadline mới có phù hợp không.	Polite
Xác nhận	Could you please confirm the new deadline?	Anh/chị vui lòng xác nhận deadline mới được không?	Polite
Kết thúc	Thank you for your understanding.	Cảm ơn anh/chị đã thông cảm.	Polite
Kết thúc	I appreciate your flexibility on this matter.	Tôi trân trọng sự linh hoạt của anh/chị trong vấn đề này.	Formal
Kết thúc	I look forward to your confirmation.	Tôi mong nhận được xác nhận của anh/chị.	Formal

Một nguyên tắc quan trọng là tránh biến việc xin gia hạn thành thông báo một chiều. Khi chưa được phê duyệt, Would it be possible to…? hoặc Could we…? phù hợp hơn câu khẳng định kiểu “The new deadline is Friday.”

Tham khảo thêm: Những câu tiếng Anh giao tiếp trong công việc | https://secenglish.vn/nhung-cau-tieng-anh-giao-tiep-trong-cong-viec/ | https://anhngusec.edu.vn/nhung-cau-tieng-anh-giao-tiep-trong-cong-viec/

Cấu trúc email Adjusting a Deadline

Phần email	Mục đích	Mẫu câu
Subject	Cho biết email liên quan đến deadline nào	Request to Extend the Deadline for Monthly Report
Greeting	Chào người nhận đúng mức độ trang trọng	Dear Ms. Taylor, / Hello James,
Opening	Nêu ngay lý do viết	I’m writing to discuss the deadline for…
Main message	Giải thích vấn đề và tình trạng hiện tại	We are currently waiting for…
Request / Action	Đề xuất deadline mới và yêu cầu xác nhận	Would it be possible to extend the deadline to…?
Closing	Cảm ơn và chốt bước tiếp theo	Thank you for your understanding. Please let me know if this works for you.

Flow dễ áp dụng:

Deadline hiện tại → Vấn đề → Tiến độ hiện tại → Deadline mới → Cam kết → Xác nhận

Ví dụ:

The report is currently due on Tuesday. We are still waiting for the final sales figures. The main analysis is already complete. Would it be possible to extend the deadline to Thursday? This would give us enough time to verify the figures and submit the final version. Please let me know if Thursday works for you.

Cấu trúc này giúp email ngắn nhưng vẫn đủ thông tin để người nhận đưa ra quyết định.

Mẫu hoàn chỉnh

Email mẫu 1: Xin gia hạn deadline với quản lý

Subject: Request to Extend the Deadline for the Campaign Report

Dear Ms. Taylor,

I’m writing to discuss the deadline for the campaign report, which is currently due this Thursday.

We have completed the performance analysis and most of the recommendations. However, we are still waiting for the final sales data needed to complete the last section.

Would it be possible to extend the deadline to Monday, 21 September? The additional time would allow us to verify the figures and make sure the final report is accurate.

The report remains a priority for our team, and if the extension is approved, we will deliver the completed version by Monday afternoon.

Please let me know if the revised deadline works for you. Thank you for your understanding.

Best regards,
Mai

Dịch nghĩa:

Tiêu đề: Đề nghị gia hạn deadline báo cáo chiến dịch

Kính gửi cô Taylor,

Tôi viết email để trao đổi về deadline của báo cáo chiến dịch, hiện được yêu cầu hoàn thành vào thứ Năm tuần này.

Chúng tôi đã hoàn tất phần phân tích hiệu quả và phần lớn nội dung đề xuất. Tuy nhiên, chúng tôi vẫn đang chờ số liệu bán hàng cuối cùng để hoàn thiện phần cuối.

Liệu deadline có thể được gia hạn đến thứ Hai, ngày 21 tháng 9 không? Khoảng thời gian bổ sung sẽ giúp chúng tôi kiểm tra lại số liệu và đảm bảo báo cáo cuối chính xác.

Báo cáo vẫn là một ưu tiên của đội ngũ và nếu việc gia hạn được chấp thuận, chúng tôi sẽ gửi bản hoàn chỉnh vào chiều thứ Hai.

Mong anh/chị cho biết deadline mới có phù hợp không. Cảm ơn anh/chị đã thông cảm.

Trân trọng,
Mai

Điểm cần nhớ: Email không dừng ở “chúng tôi chưa làm xong”. Người viết cho biết phần nào đã hoàn thành, phần nào đang vướng, deadline mới cụ thể và cam kết giao việc.

Email mẫu 2: Thương lượng deadline mới với đối tác

Subject: Proposed Revision to the Delivery Deadline

Dear Mr. Wilson,

I’m contacting you regarding the delivery scheduled for 16 October.

Due to an unexpected delay in the final testing stage, we may need additional time before releasing the completed files. We apologise for the change to the original schedule.

We would like to propose a revised deadline of 19 October. This would allow us to complete the remaining checks without affecting the quality of the final delivery.

We understand that this change may affect your schedule. If 19 October is too late, could we agree on an alternative date that works for both sides?

We appreciate your flexibility and will continue to keep you updated on our progress.

I look forward to your confirmation.

Kind regards,
Daniel

Dịch nghĩa:

Tiêu đề: Đề xuất điều chỉnh thời hạn bàn giao

Kính gửi ông Wilson,

Tôi liên hệ về lịch bàn giao dự kiến vào ngày 16 tháng 10.

Do có sự chậm trễ ngoài dự kiến ở bước kiểm tra cuối, chúng tôi có thể cần thêm thời gian trước khi gửi các file hoàn chỉnh. Chúng tôi xin lỗi vì thay đổi so với lịch ban đầu.

Chúng tôi muốn đề xuất deadline mới là ngày 19 tháng 10. Khoảng thời gian này sẽ giúp chúng tôi hoàn tất các bước kiểm tra còn lại mà không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm bàn giao.

Chúng tôi hiểu rằng thay đổi này có thể ảnh hưởng đến lịch trình của phía anh. Nếu ngày 19 tháng 10 là quá muộn, liệu hai bên có thể thống nhất một mốc khác phù hợp hơn không?

Chúng tôi trân trọng sự linh hoạt của anh và sẽ tiếp tục cập nhật tiến độ.

Mong nhận được xác nhận của anh.

Trân trọng,
Daniel

Điểm cần nhớ: Khi deadline ảnh hưởng đến đối tác, email cần thể hiện rõ tác động, xin lỗi khi phù hợp và mở ra khả năng thương lượng thay vì áp đặt ngày mới.

Lỗi sai thường gặp khi xin điều chỉnh deadline

Lỗi sai	Câu chưa tự nhiên / chưa chuyên nghiệp	Cách sửa tốt hơn	Giải thích
Thông báo deadline mới khi chưa được đồng ý	The new deadline is Friday.	Would it be possible to extend the deadline to Friday?	Khi cần phê duyệt, dùng câu hỏi lịch sự
Nói quá trực tiếp	Change the deadline to Monday.	Could we move the deadline to Monday?	Câu mệnh lệnh dễ tạo cảm giác áp đặt
Chỉ nói không làm kịp	I cannot finish it.	We need additional time to complete the final review.	Tập trung vào vấn đề và giải pháp
Không đưa deadline mới	Please give me more time.	Could we extend the deadline to 20 September?	Người nhận cần một mốc cụ thể
Dịch từng từ	I want you to sympathize with my situation.	Thank you for your understanding.	“Sympathize” không phù hợp trong cách kết email thông thường
Dùng sai collocation	make the deadline longer	extend the deadline	Collocation tự nhiên là “extend the deadline”
Đổ lỗi	The design team sent everything late.	We received the final design later than expected.	Giữ giọng điệu trung tính
Giải thích quá dài	Viết một đoạn dài kể toàn bộ vấn đề nội bộ	Due to an unexpected delay in testing, we need two additional days.	Chỉ giữ thông tin ảnh hưởng trực tiếp đến deadline
Không thể hiện trách nhiệm	We need more time.	We have completed the main draft and need two additional days for final checks.	Cho thấy tiến độ hiện tại
Không chốt action item	Thanks.	Please let me know if the revised deadline works for you.	Người nhận biết cần phản hồi điều gì

Một lỗi nữa là dùng từ deadline quá nhiều trong cùng email. Có thể thay đổi tự nhiên bằng timeline, due date, delivery date, revised date khi ngữ cảnh phù hợp.

Cách nâng cấp câu cho chuyên nghiệp hơn

Câu cơ bản	Câu chuyên nghiệp hơn	Khi nào dùng?
I need more time.	I would like to request some additional time to complete the task.	Email với quản lý
Give me two more days.	Would it be possible to extend the deadline by two days?	Xin gia hạn
I can’t finish it today.	We may need additional time to complete the final review.	Báo rủi ro tiến độ
Change the deadline to Friday.	Could we move the deadline to Friday?	Trao đổi nội bộ
We are late.	We have experienced a slight delay.	Cập nhật chuyên nghiệp
The other team is late.	We are still waiting for the final input from another team.	Tránh đổ lỗi
Friday is better.	Friday would give us enough time to complete the remaining checks.	Giải thích deadline mới
Is Monday OK?	Please let me know if Monday works for you.	Xác nhận
I want an extension.	I would like to request an extension until Monday.	Email formal
Sorry for being late.	I apologise for the delay and any inconvenience caused.	Khách hàng/đối tác
We will try to finish Monday.	We are confident that we can deliver the final version by Monday.	Cam kết rõ ràng
I don’t accept Friday.	I’m afraid Friday would be too late for the next stage of the project.	Từ chối lịch mới
Do Wednesday instead.	Could we agree on Wednesday instead?	Thương lượng
Tell me soon.	I would appreciate your confirmation when convenient.	Formal
Thanks.	Thank you for your understanding and flexibility.	Kết email

Câu chuyên nghiệp không nhất thiết phải dài. Điểm khác biệt nằm ở việc giảm tính áp đặt, tăng tính cụ thể và làm rõ bước tiếp theo.

Bài tập Business English chủ đề Adjusting a Deadline

Task 1: Match phrases with functions

Ghép câu 1–8 với chức năng A–H.

Would it be possible to extend the deadline to Friday?
We have experienced a slight delay in testing.
Please let me know if the revised deadline works for you.
The report remains our top priority.
I’m writing to discuss the deadline for the monthly report.
Friday would give us enough time to complete the final checks.
I’m afraid Monday would be too late for the next stage.
Thank you for your understanding.

A. Từ chối một deadline được đề xuất
B. Kết email lịch sự
C. Nêu lý do viết email
D. Giải thích vấn đề
E. Xin gia hạn
F. Thể hiện trách nhiệm
G. Giải thích vì sao chọn deadline mới
H. Xin xác nhận

Task 2: Choose the best response

1. Deadline hiện tại là thứ Tư nhưng cần thêm hai ngày. Câu nào phù hợp nhất?

A. Give me two days.
B. I don’t finish Wednesday.
C. Would it be possible to extend the deadline to Friday?
D. Friday is the new deadline.

2. Muốn giải thích rằng đang chờ số liệu từ bộ phận khác:

A. The other team is too slow.
B. We are still waiting for the final data from another team.
C. They did not do their job.
D. Because another team.

3. Muốn cho người nhận biết phần lớn công việc đã xong:

A. We have already completed the main analysis.
B. We are doing something.
C. The work is not bad.
D. We nearly maybe finish.

4. Khách hàng đề xuất deadline quá muộn đối với kế hoạch của mình:

A. No.
B. Friday is impossible.
C. I’m afraid Friday would be too late for the next stage of the project.
D. Don’t use Friday.

5. Muốn chốt lại việc cần người nhận xác nhận:

A. Answer me.
B. Tell me.
C. Please let me know if the revised deadline works for you.
D. Waiting.

6. Một vấn đề kỹ thuật ngoài dự kiến làm chậm tiến độ:

A. Due to an unexpected technical issue, we have experienced a slight delay.
B. Technical problem makes me late.
C. The computer is bad.
D. We have bad technical.

7. Muốn đề xuất deadline mới là ngày 18 tháng 10:

A. We propose a revised deadline of 18 October.
B. Deadline 18 October.
C. Do it on 18 October.
D. I make deadline 18 October.

8. Muốn cảm ơn người nhận vì linh hoạt khi đổi lịch:

A. Thanks for changing.
B. I appreciate your flexibility on this matter.
C. Good that you change it.
D. Thanks because deadline.

Task 3: Complete the email

Phrase bank:

additional time – revised deadline – discuss – waiting for – possible – complete – understanding – confirm

Subject: Request to Adjust Project Deadline

Dear Alex,

I’m writing to (1) ________ the deadline for the current project.

We have completed most of the work, but we are still (2) ________ the final information from the supplier. As a result, we need some (3) ________ to finish the last section.

Would it be (4) ________ to extend the deadline from Tuesday to Thursday?

The (5) ________ would give us enough time to (6) ________ the final checks.

Thank you for your (7) ________. Please (8) ________ whether Thursday works for you.

Best regards,
Linh

Task 4: Rewrite and proofread to sound more professional

Viết lại các câu sau.

Give me more time.
I can’t finish it Friday.
The design team sent things late, so it is their fault.
Change deadline Monday.
I want you to accept the new deadline.
Please reply me fast.

Task 5: Role-play / Writing practice

Tình huống 1:
Bạn làm marketing. Báo cáo chiến dịch phải nộp vào thứ Tư nhưng dữ liệu chuyển đổi cuối cùng sẽ chỉ có vào chiều thứ Tư. Viết email 80–100 từ xin chuyển deadline sang thứ Sáu.

Tình huống 2:
Bạn làm admin. Nhà cung cấp thông báo tài liệu sẽ đến muộn một ngày. Viết email cho quản lý xin điều chỉnh deadline bàn giao từ thứ Hai sang thứ Ba.

Tình huống 3:
Một đồng nghiệp xin chuyển deadline từ thứ Tư sang thứ Hai tuần sau, nhưng team cần kết quả vào thứ Sáu. Viết phản hồi lịch sự và đề xuất thứ Sáu.

Tình huống 4:
Khách hàng đồng ý gia hạn deadline. Viết email ngắn xác nhận deadline mới và cam kết thời gian bàn giao.

Đáp án và giải thích

Task 1

1 – E
2 – D
3 – H
4 – F
5 – C
6 – G
7 – A
8 – B

Các câu được phân loại theo chức năng trong email. Khi viết thật, thứ tự thường là: mở đầu → vấn đề → yêu cầu → lý do cho deadline mới → cam kết → xác nhận → cảm ơn.

Task 2

1. C

“Would it be possible to extend the deadline to Friday?” vừa đưa ra yêu cầu vừa giữ giọng lịch sự. A và D mang tính áp đặt; B sai cấu trúc.

2. B

Câu B mô tả tình trạng khách quan mà không đổ lỗi cho bộ phận khác.

3. A

“We have already completed…” thể hiện tiến độ cụ thể và trách nhiệm của người viết.

4. C

“I’m afraid…” giúp làm mềm lời từ chối, sau đó giải thích lý do deadline đó không phù hợp.

5. C

Câu C chỉ rõ người nhận cần xác nhận điều gì.

6. A

Cấu trúc “Due to + noun phrase” phù hợp để nêu nguyên nhân ngắn gọn.

7. A

“Propose a revised deadline of…” là cách diễn đạt tự nhiên trong email công việc.

8. B

“Appreciate your flexibility” phù hợp khi cảm ơn người nhận đã chấp nhận hoặc cân nhắc thay đổi lịch.

Task 3

discuss
waiting for
additional time
possible
revised deadline
complete
understanding
confirm

Email hoàn chỉnh:

I’m writing to discuss the deadline for the current project.

We have completed most of the work, but we are still waiting for the final information from the supplier. As a result, we need some additional time to finish the last section.

Would it be possible to extend the deadline from Tuesday to Thursday?

The revised deadline would give us enough time to complete the final checks.

Thank you for your understanding. Please confirm whether Thursday works for you.

Task 4

1. Give me more time.

Cách sửa:
Would it be possible to give us some additional time to complete the task?

Giải thích: Dùng câu hỏi lịch sự thay cho mệnh lệnh.

2. I can’t finish it Friday.

Cách sửa:
I may need additional time to complete the task, as the final review is still in progress.

Giải thích: Cấu trúc rõ nguyên nhân hơn và tránh tập trung vào việc “không làm được”.

3. The design team sent things late, so it is their fault.

Cách sửa:
We received the final design files later than expected, which has affected the current timeline.

Giải thích: Giữ giọng trung tính và tập trung vào tác động đến công việc.

4. Change deadline Monday.

Cách sửa:
Could we move the deadline to Monday?

Giải thích: Cần có chủ ngữ, động từ đầy đủ và dùng câu hỏi lịch sự.

5. I want you to accept the new deadline.

Cách sửa:
Please let me know if the revised deadline works for you.

Giải thích: Cho phép người nhận xác nhận hoặc thương lượng thay vì yêu cầu họ phải chấp nhận.

6. Please reply me fast.

Cách sửa:
I would appreciate your confirmation when convenient.

Hoặc:

Could you please confirm the revised deadline by Thursday afternoon?

Giải thích: “Reply me” không tự nhiên; dùng “reply to me” hoặc chuyển sang “confirm”. Khi thực sự cần phản hồi trước một thời điểm, nêu mốc cụ thể thay vì viết “fast”.

Task 5

Đáp án mẫu – Tình huống 1

Subject: Request to Extend the Campaign Report Deadline

Dear Ms. Lee,

I’m writing to discuss the deadline for the campaign report, which is currently due on Wednesday.

The main analysis is complete, but we will only receive the final conversion data on Wednesday afternoon. Would it be possible to extend the deadline to Friday?

This would give us enough time to verify the figures and complete the final recommendations.

Please let me know if Friday works for you. Thank you for your understanding.

Best regards,
Minh

Đáp án mẫu – Tình huống 2

Subject: Request to Adjust the Delivery Deadline

Dear Mr. Brown,

Our supplier has informed us that the required documents will arrive one day later than expected.

Would it be possible to move the delivery deadline from Monday to Tuesday? We will complete the remaining preparation in advance so that the documents can be delivered as soon as they arrive.

Thank you for your understanding.

Best regards,
Lan

Đáp án mẫu – Tình huống 3

Hi David,

Thanks for the update. I’m afraid Monday would be too late because the team needs the results for Friday’s review meeting.

Would it be possible to complete the task by Friday afternoon instead?

Please let me know if that timeline works for you.

Best,
Trang

Đáp án mẫu – Tình huống 4

Dear Ms. Parker,

Thank you for confirming the extension.

Just to confirm, the revised deadline is Tuesday, 22 September. We will complete the remaining checks and send the final version by 3 p.m. that day.

Thank you again for your flexibility.

Kind regards,
Nam

Ứng dụng vào công việc thực tế

Tình huống thực tế	Câu/cụm nên dùng	Lưu ý
Marketing cần chờ dữ liệu chiến dịch	We are still waiting for the final campaign data.	Nêu dữ liệu còn thiếu thay vì nói chung chung
Sales cần thêm thời gian hoàn thiện proposal	Would it be possible to extend the deadline to Friday?	Đưa ngày mới cụ thể
HR cần đổi hạn gửi danh sách nhân sự	We would like to propose a revised deadline of Monday.	Phù hợp email giữa các phòng ban
Admin bị chậm tài liệu từ nhà cung cấp	We received the documents later than expected.	Tránh đổ lỗi trực tiếp
Customer service cần thêm thời gian kiểm tra case	We need additional time to review the case properly.	Kèm thời điểm sẽ phản hồi
Giáo viên/tư vấn giáo dục cần dời hạn gửi báo cáo	Could we move the submission deadline to Thursday?	Xác nhận lại với quản lý
Project team phát hiện lỗi kỹ thuật	An unexpected technical issue has affected the timeline.	Nêu ảnh hưởng và phương án mới
Quản lý không thể chấp nhận deadline được đề xuất	I’m afraid Monday would be too late. Could we agree on Friday instead?	Từ chối rồi đưa phương án thay thế

Trong thực tế, một email xin đổi deadline đáng tin cậy thường đi cùng một deadline mới có khả năng thực hiện được. Việc liên tục xin gia hạn nhiều lần dễ làm giảm độ tin cậy của kế hoạch, vì vậy mốc mới cần được cân nhắc dựa trên phần việc còn lại và các dependency liên quan.

Tham khảo thêm: Tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm | https://secenglish.vn/tieng-anh-giao-tiep-cho-nguoi-di-lam/ | https://anhngusec.edu.vn/tieng-anh-giao-tiep-cho-nguoi-di-lam/

FAQ về Adjusting a Deadline trong Business English

1. Chủ đề Adjusting a Deadline phù hợp với level nào?

B1 phù hợp với phần lớn tình huống cơ bản: xin thêm thời gian, giải thích lý do, đề xuất deadline mới và xác nhận. Ở B2–C1, tình huống có thể mở rộng sang thương lượng nhiều bên, quản lý rủi ro và xử lý tác động đến dự án.

2. “Extend the deadline” và “postpone the deadline” có giống nhau không?

“Extend the deadline” tập trung vào việc cho thêm thời gian trước khi hết hạn. Trong công việc, đây thường là lựa chọn rõ nghĩa khi nói về gia hạn. Khi cần tránh mơ hồ, viết trực tiếp: extend the deadline from Tuesday to Friday.

3. Có cần giải thích chi tiết lý do xin dời deadline không?

Không cần kể toàn bộ vấn đề nội bộ. Một đến hai câu thường đủ để người nhận hiểu nguyên nhân và đánh giá đề nghị.

4. Có nên xin lỗi khi xin gia hạn không?

Nếu sự thay đổi gây ảnh hưởng cho khách hàng, quản lý hoặc một nhóm khác, lời xin lỗi ngắn như We apologise for the delay hoặc We apologise for any inconvenience caused phù hợp. Với trao đổi nội bộ thông thường, không phải tình huống nào cũng cần xin lỗi dài.

5. Có cần học thuộc toàn bộ mẫu câu không?

Trọng tâm là nhớ một số khung có thể thay đổi thông tin, chẳng hạn:

I’m writing to discuss…
Would it be possible to…?
We need additional time to…
Please let me know if… works for you.

Sau đó thay deadline, công việc và lý do theo tình huống thật.

6. Làm sao luyện phản xạ với chủ đề này?

Chọn một deadline giả định, tự viết email 80–120 từ, rồi đổi lần lượt người nhận: đồng nghiệp, quản lý, khách hàng. Cùng một nội dung nhưng mức độ lịch sự cần thay đổi theo quan hệ công việc.

Kết luận

Adjusting a Deadline không đơn giản là nói rằng công việc chưa hoàn thành. Cách giao tiếp chuyên nghiệp cần kết hợp lý do rõ ràng, deadline mới cụ thể, thái độ chịu trách nhiệm và bước xác nhận cuối cùng.

Khung dễ nhớ nhất là:

Explain → Request → Propose → Commit → Confirm

Luyện lại khung này bằng email, role-play và những deadline gần với công việc thực tế sẽ giúp mẫu câu trở thành phản xạ thay vì chỉ là kiến thức để học thuộc.