Cách hỏi và trả lời khi giao tiếp qua điện thoại bằng tiếng Anh: mẫu câu theo tình huống dễ áp dụng

Nếu bạn hay bị bí khi gọi điện bằng tiếng Anh, cách đơn giản nhất là học theo từng tình huống cụ thể thay vì cố nhớ quá nhiều câu rời rạc. Muốn giao tiếp qua điện thoại tốt, bạn cần 3 thứ: mở đầu rõ ràng, hỏi và trả lời đúng mục đích, chốt lại thông tin trước khi kết thúc cuộc gọi.

Key takeaways

• Giao tiếp qua điện thoại khó hơn nói trực tiếp vì bạn không nhìn thấy khẩu hình, nét mặt hay phản ứng của người nghe.
• Không cần dùng câu quá phức tạp, chỉ cần câu ngắn, rõ, lịch sự và đúng tình huống.
• Nên học mẫu câu theo 6 nhóm: mở đầu, hỏi người cần gặp, hỏi lại, xác nhận thông tin, để lại lời nhắn, kết thúc cuộc gọi.
• Với người học Việt Nam, lỗi phổ biến nhất là nghe không rõ nhưng không dám hỏi lại.
• Muốn phản xạ nhanh hơn, hãy luyện bằng đoạn hội thoại ngắn mô phỏng cuộc gọi thật.

Hỏi và trả lời khi giao tiếp qua điện thoại bằng tiếng Anh là gì, vì sao cần học riêng?

Giao tiếp qua điện thoại bằng tiếng Anh là việc nghe và phản hồi chỉ bằng giọng nói, không có hỗ trợ từ ánh mắt, nét mặt hay ngôn ngữ cơ thể.

Đó là lý do nhiều bạn thấy:

• nghe khó hơn bình thường
• dễ căng thẳng hơn khi phải phản ứng ngay
• dễ hiểu nhầm thông tin như thời gian, tên người, địa điểm, số điện thoại
• nói đúng ngữ pháp nhưng vẫn thiếu tự nhiên

Vì vậy, học giao tiếp qua điện thoại không nên chỉ học từ vựng chung chung. Bạn cần học theo mục đích của cuộc gọi và mẫu câu hay gặp nhất.

Ví dụ:

• gọi để tìm đúng người
• gọi để xác nhận thông tin
• gọi để hẹn lịch
• gọi để hỏi lại vì nghe chưa rõ
• gọi để để lại lời nhắn
• gọi để kết thúc lịch sự

Bắt đầu từ đâu trước khi học mẫu câu hỏi và trả lời qua điện thoại?

Nếu đang mất gốc hoặc phản xạ còn yếu, bạn không nên học theo kiểu nhồi cả trang mẫu câu một lúc. Hãy đi theo thứ tự này:

• Bước 1: Học câu mở đầu ngắn
  • giới thiệu bản thân
  • hỏi đúng người
  • nói ngắn gọn mục đích gọi
• Bước 2: Học câu hỏi lại khi không nghe rõ
  • xin người nghe nhắc lại
  • xin nói chậm hơn
  • xin đánh vần hoặc lặp lại thông tin
• Bước 3: Học câu xác nhận
  • xác nhận thời gian
  • xác nhận tên người
  • xác nhận bước tiếp theo
• Bước 4: Học câu kết thúc
  • cảm ơn
  • chốt việc
  • chào kết lịch sự

Mẹo quan trọng: hãy học theo cụm hoàn chỉnh, không học từng từ rời.

Ví dụ, thay vì chỉ học riêng từ repeat, hãy học nguyên cụm:

• Could you repeat that, please?
• Could you say that again?
• Could you speak a little more slowly?

Mẫu câu hỏi khi giao tiếp qua điện thoại bằng tiếng Anh

Dưới đây là các nhóm câu hỏi nên học trước, vì đây là những nhóm xuất hiện nhiều nhất trong cuộc gọi thật.

1) Mở đầu cuộc gọi

• Hello, this is Linh speaking.
• Hi, this is Nam from SEC.
• May I speak to Ms. Hoa, please?
• Is this Mr. Long?
• Is now a good time to talk?

Ví dụ:

• Hello, this is Mai from SEC. May I speak to Mr. Quân, please?
• Hi, this is Phương. Is now a good time to talk?

2) Hỏi khi không nghe rõ

• Sorry, could you repeat that?
• I’m sorry, I didn’t catch that.
• Could you say that again, please?
• Could you speak a little more slowly?
• Could you spell your name for me?

Ví dụ:

• Sorry, I didn’t catch the meeting time. Could you say that again?
• Could you spell your email address for me, please?

3) Hỏi để xác nhận thông tin

• Did you say 3 p.m.?
• So the meeting is on Friday, right?
• Can I confirm your phone number?
• Just to make sure, you mean next Monday, correct?

Ví dụ:

• So the class starts at 7 p.m., right?
• Can I confirm that you want to reschedule the call?

4) Hỏi khi người cần gặp không có mặt

• Is he available at the moment?
• When would be a good time to call back?
• Could I leave a message?
• Can you ask her to call me back?

Ví dụ:

• Is Ms. Hương available at the moment?
• If she’s busy, could I leave a message?

5) Hỏi trước khi kết thúc cuộc gọi

• Is there anything else I should note?
• Do you need anything else from me?
• Would you like me to send a follow-up email?

Ví dụ:

• Is there anything else I should prepare before the meeting?

Mẫu câu trả lời khi giao tiếp qua điện thoại bằng tiếng Anh

Sau khi biết cách hỏi, bạn cũng cần học cách trả lời ngắn gọn, rõ và đúng ngữ cảnh.

1) Trả lời khi bắt đầu cuộc gọi

• Hello, this is Hoa speaking.
• Speaking.
• Yes, this is he.
• Yes, this is she.
• How can I help you?

Ví dụ:

• Hello, this is Lan speaking. How can I help you?
• Yes, this is Mr. Minh.

2) Trả lời khi nghe chưa rõ

• Of course, let me repeat that.
• Sure, I’ll say it again.
• No problem, I’ll speak more slowly.
• Let me spell that for you.

Ví dụ:

• Sure, the meeting is at 2:30 p.m.
• No problem, I’ll speak a little more slowly.

3) Trả lời để xác nhận thông tin

• Yes, that’s correct.
• That’s right.
• Exactly.
• No, actually it’s next Tuesday.
• Let me confirm that for you.

Ví dụ:

• Yes, that’s correct. The report is due tomorrow.
• No, actually the class starts on Monday, not Tuesday.

4) Trả lời khi người cần gặp không có mặt

• I’m sorry, he’s not available right now.
• She’s in a meeting at the moment.
• Would you like to leave a message?
• Can I take a message for him?
• I’ll ask her to call you back.

Ví dụ:

• I’m sorry, Ms. Trang is in a meeting right now. Would you like to leave a message?

5) Trả lời khi kết thúc cuộc gọi

• Thank you for calling.
• Thanks for your time.
• I’ll get back to you soon.
• Have a great day.
• It was nice speaking with you.

Ví dụ:

• Thanks for your time. I’ll send the document this afternoon.
• It was nice speaking with you. Have a good day.

Đoạn hội thoại mẫu dễ áp dụng

Tình huống 1: Gọi để gặp đúng người

A: Hello, this is Mai from SEC. May I speak to Mr. Nam, please?
B: Yes, this is Nam speaking. How can I help you?
A: I’m calling to confirm tomorrow’s meeting time.
B: Sure. The meeting will start at 9 a.m.
A: Just to confirm, 9 a.m. tomorrow, right?
B: Yes, that’s correct.
A: Thank you. See you tomorrow.
B: You’re welcome. Have a nice day.

Tình huống 2: Không nghe rõ thông tin

A: The class has been moved to Thursday at 6:30 p.m.
B: Sorry, I didn’t catch that. Could you repeat the time, please?
A: Sure. Thursday at 6:30 p.m.
B: Thank you. So it’s Thursday, not Wednesday, right?
A: That’s right.
B: Got it. Thank you very much.

Tình huống 3: Người cần gặp không có mặt

A: Hi, may I speak to Ms. Hạnh, please?
B: I’m sorry, she’s not available right now.
A: Could I leave a message?
B: Of course.
A: Please ask her to call me back about the training schedule.
B: Sure, I’ll pass the message on.
A: Thank you.
B: You’re welcome.

Những lỗi thường gặp khi hỏi và trả lời qua điện thoại

Đây là phần rất quan trọng vì nhiều bạn không thiếu từ, mà thiếu cách dùng đúng trong cuộc gọi thật.

1) Vào thẳng vấn đề mà không mở đầu

• Sai kiểu: Hello, I want to ask…
• Tự nhiên hơn: Hello, this is Linh from SEC. Is now a good time to talk?

2) Nghe không rõ nhưng vẫn đoán

• Đây là lỗi cực phổ biến.
• Nếu không chắc, hãy hỏi lại ngay.

Nên dùng:

• Sorry, I didn’t catch that.
• Could you repeat that, please?

3) Câu quá dài
Khi gọi điện, câu càng dài càng dễ rối. Hãy ưu tiên câu ngắn.

Ví dụ:

• Dài và rối: I’m calling because I just want to ask whether maybe the meeting tomorrow can possibly be changed…
• Gọn hơn: I’m calling to ask if we can reschedule tomorrow’s meeting.

4) Không xác nhận lại thông tin quan trọng
Các thông tin như giờ hẹn, địa điểm, email, số điện thoại rất dễ nghe nhầm.

Nên chốt lại bằng:

• So the meeting is at 3 p.m., right?
• Can I confirm your email address?

5) Kết thúc quá cụt
Nhiều bạn chỉ nói Okay, bye rồi dừng.
Trong bối cảnh học tập hoặc công việc, nên chốt lịch sự hơn:

• Thank you for your time.
• I’ll follow up by email.
• Have a great day.

Mẹo tự học để phản xạ nhanh hơn khi nghe và nói qua điện thoại

Bạn không cần phải có người bản xứ để luyện mỗi ngày. Có thể tự luyện tại nhà theo cách này:

• Chọn 1 tình huống nhỏ mỗi ngày
  • gọi xác nhận lịch
  • gọi xin gặp ai đó
  • gọi hỏi lại thông tin
  • gọi để lại lời nhắn
• Học 5-7 câu mẫu cho đúng 1 tình huống
  • không học lan man quá nhiều chủ đề cùng lúc
• Nghe và lặp lại theo audio
  • nghe 1 câu
  • dừng lại
  • nhại lại đúng ngữ điệu
  • ghi âm lại để tự nghe
• Luyện theo cặp hỏi – đáp
  • không học mỗi câu hỏi riêng lẻ
  • luôn luyện thành 1 mini dialogue

Ví dụ:

• May I speak to Ms. Lan, please?
• I’m sorry, she’s in a meeting right now.
• Could I leave a message?
• Of course.
• Tự tạo checklist trước khi gọi
  • mình gọi để làm gì?
  • cần hỏi thông tin gì?
  • nếu nghe không rõ thì sẽ hỏi lại thế nào?
  • trước khi kết thúc cần chốt điều gì?

Chủ đề này giúp gì cho giao tiếp thực tế và công việc?

Kỹ năng hỏi và trả lời qua điện thoại bằng tiếng Anh rất hữu ích nếu bạn:

• làm việc với khách hàng
• trao đổi với đối tác
• xác nhận lịch hẹn
• hỗ trợ học viên
• xử lý tình huống phát sinh qua điện thoại
• tham gia môi trường học tập hoặc công việc có yếu tố quốc tế

Đây cũng là một nhánh rất hợp với route Giao tiếp của SEC, đặc biệt khi người học muốn:

• nói rõ ràng hơn
• phản xạ nhanh hơn
• dùng câu lịch sự đúng ngữ cảnh
• giao tiếp công việc tự nhiên hơn

FAQ

Xem thêm

• Giao tiếp tiếng Anh qua điện thoại: từ vựng, mẫu câu và kỹ năng cần biết
• Các cách học tiếng Anh giao tiếp hiệu quả
• Khóa giao tiếp tại SEC
• Khóa Giao Tiếp Ứng Dụng / trang khóa giao tiếp phù hợp để đi cuối funnel

Kết luận

Nếu bạn đang học tiếng Anh để giao tiếp tự nhiên hơn trong công việc và tình huống thực tế, hãy bắt đầu bằng việc kiểm tra trình độ hiện tại và chọn đúng lộ trình học phản xạ nghe – nói phù hợp. Kiểm tra trình độ tiếng Anh và tìm lộ trình phù hợp để giao tiếp qua điện thoại tự tin hơn.

KIỂM TRA TRÌNH ĐỘ CỦA BẠN

nhận tư vấn lộ trình