Arranging a Business Trip: Cách sắp xếp chuyến công tác bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Một chuyến công tác thường không chỉ có việc “book a flight”. Nhân viên có thể phải xác nhận ngày đi, chọn chuyến bay, đặt khách sạn, kiểm tra địa điểm họp, sắp xếp xe đưa đón, hỏi chính sách chi phí và xử lý những thay đổi vào phút cuối.

Khó khăn của nhiều người học Việt Nam là biết các từ như flight, hotel hay ticket nhưng khi cần viết email lại không biết cách hỏi sao cho lịch sự, hoặc bỏ sót những thông tin quan trọng như giờ đến, thời gian check-in và phương án di chuyển.

Bài học này tập trung vào cách arrange a business trip trong môi trường công việc thực tế, từ từ vựng, mẫu câu, cấu trúc email đến lỗi sai, bài tập và tình huống ứng dụng.

Key takeaways:

• Nhận diện những thông tin cần xác nhận khi chuẩn bị một chuyến công tác.
• Sử dụng từ vựng về chuyến bay, khách sạn, lịch trình, chi phí và phương tiện di chuyển.
• Dùng mẫu câu lịch sự để yêu cầu đặt dịch vụ, xác nhận và thay đổi lịch.
• Viết email sắp xếp chuyến công tác rõ mục đích và action item.
• Tránh các lỗi dịch từng từ và câu yêu cầu quá trực tiếp.
• Thực hành qua email, bài tập viết lại và tình huống công việc.

Mục lục:

• Thông tin bài học
• Tình huống này dùng khi nào trong công việc?
• Mục tiêu giao tiếp trong chủ đề Arranging a Business Trip
• Từ vựng và cụm từ cần biết
• Mẫu câu Business English theo từng mục đích
• Cấu trúc email sắp xếp chuyến công tác
• Mẫu hoàn chỉnh
• Lỗi sai thường gặp khi sắp xếp chuyến công tác bằng tiếng Anh
• Cách nâng cấp câu cho chuyên nghiệp hơn
• Bài tập Business English chủ đề Arranging a Business Trip
• Đáp án và giải thích
• Ứng dụng vào công việc thực tế
• FAQ về Arranging a Business Trip trong Business English
• Kết luận
• Xem thêm

Thông tin bài học

Mục	Nội dung
Chủ đề	Arranging a Business Trip
Nhóm kỹ năng	Workplace Communication + Business Email
Level đề xuất	B1
Phù hợp với	Sinh viên sắp đi làm, nhân viên văn phòng, admin, sales, marketing, HR, trợ lý, customer service
Mục tiêu	Dùng tiếng Anh để lên kế hoạch và xác nhận các thông tin của chuyến công tác
Output sau bài học	Viết được email sắp xếp chuyến đi, hỏi thông tin, xác nhận booking và xử lý thay đổi cơ bản

Tham khảo thêm: Từ vựng giao tiếp trong công việc & văn phòng | https://secenglish.vn/tu-vung-giao-tiep-trong-cong-viec-van-phong/ | https://anhngusec.edu.vn/tu-vung-giao-tiep-trong-cong-viec-van-phong/

Tình huống này dùng khi nào trong công việc?

Arranging a business trip là quá trình chuẩn bị các yếu tố cần thiết cho một chuyến đi phục vụ công việc. Người trực tiếp đi công tác có thể tự sắp xếp hoặc trao đổi với admin, trợ lý, bộ phận HR, travel coordinator hay đơn vị cung cấp dịch vụ.

Một nhân viên sales chuẩn bị gặp khách hàng tại Singapore có thể cần xác nhận ngày họp trước khi đặt vé. Một quản lý tham dự hội nghị tại Bangkok có thể cần trợ lý kiểm tra chuyến bay phù hợp, khách sạn gần địa điểm sự kiện và phương tiện di chuyển từ sân bay.

Trong nội bộ công ty, cách diễn đạt thường ở mức neutral hoặc polite. Khi làm việc với khách hàng, đối tác, khách sạn hoặc đơn vị dịch vụ chưa quen, giọng điệu cần lịch sự hơn và thông tin cần cụ thể.

Một trao đổi hiệu quả thường làm rõ năm nhóm thông tin: travel dates, transportation, accommodation, meeting schedule và costs. Thiếu một trong các nhóm này có thể khiến lịch trình bị gián đoạn hoặc phát sinh nhiều email hỏi lại.

Mục tiêu giao tiếp trong chủ đề Arranging a Business Trip

Mục tiêu giao tiếp	Cách diễn đạt cần đạt
Nêu mục đích chuyến đi	Giải thích đi đâu, vì lý do gì và trong khoảng thời gian nào
Xác nhận ngày giờ	Hỏi và xác nhận ngày khởi hành, ngày trở về, giờ đến
Sắp xếp phương tiện	Đề nghị tìm hoặc đặt chuyến bay, tàu, taxi hay airport transfer
Sắp xếp chỗ ở	Đặt khách sạn, xác nhận số đêm, loại phòng và vị trí
Kiểm tra lịch trình	Tổng hợp flight, hotel, meeting và transportation thành itinerary
Xử lý thay đổi	Yêu cầu đổi chuyến, đổi ngày, kéo dài thời gian lưu trú hoặc hủy booking

Từ vựng và cụm từ cần biết

Word/Phrase	Loại từ	Nghĩa tiếng Việt	Dùng trong ngữ cảnh nào?	Ví dụ
business trip	noun phrase	chuyến công tác	Nói về chuyến đi phục vụ công việc	I’m going on a business trip next week.
travel arrangements	noun phrase	các sắp xếp cho chuyến đi	Nói tổng quát về vé, khách sạn, phương tiện	The admin team will handle the travel arrangements.
travel dates	noun phrase	ngày đi và ngày về	Xác nhận thời gian chuyến công tác	Could you confirm your travel dates?
itinerary	noun	lịch trình chuyến đi	Tổng hợp chuyến bay, khách sạn và lịch làm việc	I’ve attached the updated itinerary.
departure	noun	sự khởi hành	Nói về giờ/ngày xuất phát	The departure time is 8:30 a.m.
arrival	noun	sự đến nơi	Nói về giờ đến	What is your expected arrival time?
round-trip flight	noun phrase	chuyến bay khứ hồi	Đặt vé đi và về	Please book a round-trip flight.
direct flight	noun phrase	chuyến bay thẳng	Khi muốn tránh quá cảnh	Is there a direct flight available?
connecting flight	noun phrase	chuyến bay nối chuyến	Khi phải đổi máy bay	This option includes one connecting flight.
layover	noun	thời gian quá cảnh	So sánh phương án bay	The flight has a three-hour layover.
flexible ticket	noun phrase	vé linh hoạt	Khi lịch công tác có thể thay đổi	A flexible ticket would be better for this trip.
baggage allowance	noun phrase	hạn mức hành lý	Kiểm tra điều kiện vé	Does the fare include checked baggage allowance?
accommodation	noun	chỗ ở	Nói chung về khách sạn/chỗ lưu trú	Has the accommodation been arranged?
hotel reservation	noun phrase	đặt phòng khách sạn	Xác nhận booking khách sạn	I received the hotel reservation confirmation.
room rate	noun phrase	giá phòng	Hỏi chi phí khách sạn	What is the room rate per night?
corporate rate	noun phrase	mức giá dành cho doanh nghiệp	Khi công ty có thỏa thuận với khách sạn	Do we have a corporate rate with this hotel?
check-in	noun/verb	nhận phòng/làm thủ tục	Khách sạn hoặc sân bay	Hotel check-in starts at 2 p.m.
check-out	noun/verb	trả phòng	Xác định thời gian rời khách sạn	I’ll check out on Friday morning.
airport transfer	noun phrase	xe đưa đón sân bay	Sắp xếp di chuyển sân bay–khách sạn	Please arrange an airport transfer.
ground transportation	noun phrase	phương tiện di chuyển tại điểm đến	Taxi, xe công ty, tàu, bus	We still need to arrange ground transportation.
meeting venue	noun phrase	địa điểm họp	Xác định khoảng cách với khách sạn	The meeting venue is ten minutes from the hotel.
confirmation number	noun phrase	mã xác nhận	Kiểm tra booking	Please send me the confirmation number.
travel expenses	noun phrase	chi phí công tác	Nói về các khoản phát sinh	Keep all receipts for your travel expenses.
travel policy	noun phrase	chính sách công tác	Kiểm tra giới hạn chi phí/quy trình	The hotel must comply with our travel policy.
travel allowance	noun phrase	phụ cấp công tác	Hỏi khoản hỗ trợ	Please check the travel allowance before departure.
reimbursement	noun	hoàn trả chi phí	Sau khi nhân viên tự thanh toán	Submit the receipts for reimbursement.
reschedule	verb	đổi lịch	Thay đổi chuyến bay/cuộc họp	We may need to reschedule the return flight.
cancellation fee	noun phrase	phí hủy	Kiểm tra điều kiện thay đổi booking	Is there a cancellation fee?
visa requirement	noun phrase	yêu cầu về thị thực	Công tác quốc tế	Please check the visa requirements before booking.
passport validity	noun phrase	thời hạn còn hiệu lực của hộ chiếu	Chuẩn bị chuyến đi quốc tế	Make sure you meet the passport validity requirements.

Mẫu câu Business English theo từng mục đích

Mục đích	Mẫu câu tiếng Anh	Nghĩa tiếng Việt	Mức độ
Mở đầu	I’m writing to arrange my upcoming business trip to Singapore.	Tôi viết email để sắp xếp chuyến công tác sắp tới tới Singapore.	Neutral
Mở đầu	I’d like to discuss the travel arrangements for next week’s client meeting.	Tôi muốn trao đổi về việc sắp xếp chuyến đi cho cuộc họp khách hàng tuần tới.	Polite
Nêu thời gian	I’m planning to travel from 12 to 15 September.	Tôi dự kiến đi từ ngày 12 đến 15 tháng 9.	Neutral
Xác nhận	Could you please confirm the travel dates?	Anh/chị vui lòng xác nhận ngày đi và ngày về được không?	Polite
Xác nhận	Could you confirm whether the meeting is still scheduled for Tuesday morning?	Anh/chị xác nhận giúp cuộc họp vẫn diễn ra sáng thứ Ba được không?	Polite
Đặt vé	Could you please arrange a round-trip flight?	Anh/chị vui lòng sắp xếp vé máy bay khứ hồi được không?	Polite
Đặt vé	If possible, I’d prefer a direct flight.	Nếu được, tôi muốn chọn chuyến bay thẳng.	Polite
Đặt vé	Please look for a flight arriving before 6 p.m.	Vui lòng tìm chuyến bay đến trước 6 giờ tối.	Neutral
Hỏi phương án	Are there any earlier flights available?	Có chuyến bay nào sớm hơn không?	Neutral
Hỏi phương án	Could you send me the available flight options before booking?	Anh/chị gửi giúp các phương án chuyến bay trước khi đặt được không?	Polite
Vé linh hoạt	A flexible ticket would be preferable in case the meeting schedule changes.	Vé linh hoạt sẽ phù hợp hơn phòng trường hợp lịch họp thay đổi.	Formal
Khách sạn	Could you book a hotel near the meeting venue?	Anh/chị đặt giúp khách sạn gần địa điểm họp được không?	Polite
Khách sạn	I’ll need accommodation for three nights.	Tôi cần chỗ ở trong ba đêm.	Neutral
Khách sạn	Does the room rate include breakfast?	Giá phòng có bao gồm bữa sáng không?	Neutral
Khách sạn	Could you check whether we have a corporate rate with the hotel?	Anh/chị kiểm tra giúp công ty có mức giá doanh nghiệp với khách sạn không?	Polite
Di chuyển	Could you arrange an airport transfer as well?	Anh/chị sắp xếp thêm xe đưa đón sân bay được không?	Polite
Di chuyển	What is the best way to get from the hotel to the client’s office?	Cách thuận tiện nhất để đi từ khách sạn tới văn phòng khách hàng là gì?	Neutral
Lịch trình	Please send me the final itinerary once everything is confirmed.	Vui lòng gửi lịch trình cuối cùng khi mọi thứ đã được xác nhận.	Neutral
Lịch trình	Could you include the meeting address in the itinerary?	Anh/chị thêm địa chỉ cuộc họp vào lịch trình được không?	Polite
Chi phí	Is this option within our travel budget?	Phương án này có nằm trong ngân sách công tác không?	Neutral
Chi phí	Could you confirm which expenses are covered by the company?	Anh/chị xác nhận giúp những khoản nào được công ty chi trả được không?	Polite
Chi phí	Please keep the receipts for reimbursement.	Vui lòng giữ hóa đơn để làm thủ tục hoàn chi phí.	Neutral
Thay đổi	I’m afraid the meeting has been moved to Wednesday.	Rất tiếc, cuộc họp đã được chuyển sang thứ Tư.	Polite
Thay đổi	Would it be possible to change my return flight to Thursday evening?	Có thể đổi chuyến bay về của tôi sang tối thứ Năm không?	Polite
Thay đổi	Could you check whether the booking can be changed without an additional fee?	Anh/chị kiểm tra giúp booking có thể đổi mà không mất thêm phí không?	Polite
Hủy	Unfortunately, we need to cancel the trip.	Rất tiếc, chúng tôi cần hủy chuyến công tác.	Formal
Hủy	Could you let me know if any cancellation fees apply?	Anh/chị cho tôi biết có phí hủy nào không?	Polite
Xác nhận	Everything looks good to me. Please proceed with the booking.	Mọi thông tin đều ổn. Vui lòng tiến hành đặt dịch vụ.	Neutral
Chốt	Please let me know once the reservations have been confirmed.	Vui lòng báo cho tôi khi các booking đã được xác nhận.	Polite
Kết thúc	Please let me know if you need any further information from me.	Hãy cho tôi biết nếu anh/chị cần thêm thông tin từ tôi.	Formal

Tham khảo thêm: Hướng dẫn viết email tiếng Anh chuẩn mực | https://secenglish.vn/huong-dan-viet-email-tieng-anh-chuan-muc/ | https://anhngusec.edu.vn/huong-dan-viet-email-tieng-anh-chuan-muc/

Cấu trúc email sắp xếp chuyến công tác

Phần email	Mục đích	Mẫu câu gợi ý
Subject	Nói rõ chuyến đi hoặc yêu cầu	Travel Arrangements for Singapore Business Trip
Greeting	Chào người phụ trách	Hi Anna, / Dear Ms. Brown,
Opening	Nêu lý do viết	I’m writing to arrange my business trip next month.
Travel dates	Nêu ngày đi và về	I’m planning to travel from 12 to 15 September.
Flight request	Nêu yêu cầu về chuyến bay	If possible, I’d prefer a direct morning flight.
Accommodation	Nêu số đêm và vị trí khách sạn	Could you book a hotel near the meeting venue for three nights?
Transportation	Sắp xếp di chuyển	Could you also arrange an airport transfer?
Request / Action	Nêu việc người nhận cần làm tiếp	Please send me the available options before making the booking.
Closing	Mở ra bước tiếp theo	Please let me know if you need any further information.
Sign-off	Kết email	Best regards, / Kind regards,

Một email sắp xếp chuyến công tác không cần quá dài. Điều quan trọng là người nhận đọc xong phải biết chính xác đi đâu – ngày nào – cần đặt gì – ưu tiên gì – bước tiếp theo là gì.

Mẫu hoàn chỉnh

Email mẫu 1 – Nhờ bộ phận admin sắp xếp chuyến công tác

Subject: Travel Arrangements for Singapore Business Trip

Hi Linh,

I’m writing to arrange my upcoming business trip to Singapore for a client meeting.

The meeting is scheduled for Tuesday, 15 September, at 10 a.m. I’m planning to travel from Hanoi on Monday, 14 September, and return on Wednesday evening, 16 September.

Could you please arrange a round-trip flight for these dates? If possible, I’d prefer a direct flight arriving in Singapore before 6 p.m. on Monday.

I’ll also need accommodation for two nights. Could you book a hotel near the meeting venue? A room with breakfast included would be ideal.

Could you also arrange an airport transfer from the airport to the hotel?

Before making the reservations, please send me the available options and estimated costs for review.

Once everything is confirmed, please send me the final itinerary together with the booking details and confirmation numbers.

Please let me know if you need any further information from me.

Best regards,
Minh

Dịch nghĩa:

Chào Linh,

Tôi viết email để sắp xếp chuyến công tác sắp tới tới Singapore nhằm tham dự cuộc họp với khách hàng.

Cuộc họp được lên lịch vào 10 giờ sáng thứ Ba, ngày 15 tháng 9. Tôi dự kiến bay từ Hà Nội vào thứ Hai, ngày 14 tháng 9 và trở về vào tối thứ Tư, ngày 16 tháng 9.

Linh vui lòng sắp xếp vé máy bay khứ hồi theo những ngày này. Nếu được, tôi ưu tiên chuyến bay thẳng và đến Singapore trước 6 giờ tối thứ Hai.

Tôi cũng cần khách sạn trong hai đêm. Linh vui lòng đặt khách sạn gần địa điểm họp. Phòng có bao gồm bữa sáng sẽ phù hợp hơn.

Linh cũng sắp xếp giúp xe đưa đón từ sân bay về khách sạn.

Trước khi đặt, vui lòng gửi cho tôi các phương án hiện có cùng chi phí dự kiến để kiểm tra.

Khi mọi thông tin đã được xác nhận, vui lòng gửi lịch trình cuối cùng cùng chi tiết booking và mã xác nhận.

Hãy cho tôi biết nếu cần thêm thông tin từ phía tôi.

Trân trọng,
Minh

Email mẫu 2 – Yêu cầu điều chỉnh lịch trình đã đặt

Subject: Request to Update Business Trip Itinerary

Dear Alex,

Thank you for sending the travel itinerary.

There has been a change to the meeting schedule, so I’d like to request a few adjustments to my travel arrangements.

The client has moved our final meeting from Wednesday morning to Thursday afternoon. Therefore, would it be possible to change my return flight to Thursday evening?

I will also need to extend my hotel reservation by one night. Please check whether the current room is available for Thursday.

Before confirming the changes, could you let me know whether any additional charges apply? If the current flight has a high change fee, please send me one or two alternative options.

The outbound flight and airport transfer can remain unchanged.

Once the updates have been made, could you please send me the revised itinerary and confirmation details?

Thank you for your help.

Kind regards,
Mai

Dịch nghĩa:

Anh Alex thân mến,

Cảm ơn anh đã gửi lịch trình chuyến đi.

Lịch họp vừa có thay đổi nên tôi muốn đề nghị điều chỉnh một số nội dung của chuyến công tác.

Khách hàng đã chuyển cuộc họp cuối cùng từ sáng thứ Tư sang chiều thứ Năm. Vì vậy, có thể đổi chuyến bay về của tôi sang tối thứ Năm được không?

Tôi cũng cần kéo dài thời gian đặt khách sạn thêm một đêm. Vui lòng kiểm tra xem phòng hiện tại có còn trống vào thứ Năm hay không.

Trước khi xác nhận thay đổi, anh cho tôi biết có phát sinh thêm khoản phí nào không. Nếu phí đổi chuyến hiện tại cao, vui lòng gửi cho tôi một hoặc hai phương án khác.

Chuyến bay đi và xe đưa đón sân bay có thể giữ nguyên.

Sau khi cập nhật, anh vui lòng gửi lại lịch trình mới cùng thông tin xác nhận.

Cảm ơn anh đã hỗ trợ.

Trân trọng,
Mai

Lỗi sai thường gặp khi sắp xếp chuyến công tác bằng tiếng Anh

Lỗi sai	Câu chưa tự nhiên / chưa chuyên nghiệp	Cách sửa tốt hơn	Giải thích
Dịch “đi công tác” từng từ	I go to work trip next week.	I’m going on a business trip next week.	Cụm tự nhiên là go on a business trip.
Dùng travel thay cho trip không đúng cấu trúc	I have a business travel next Monday.	I have a business trip next Monday.	Khi nói về một chuyến đi cụ thể, dùng trip.
Yêu cầu quá trực tiếp	Book a flight for me.	Could you please arrange a flight for me?	Câu có Could you please…? phù hợp hơn trong email công việc.
Dùng sai collocation	Make a hotel.	Book a hotel room.	Book a hotel room hoặc make a hotel reservation mới tự nhiên.
Thiếu ngày giờ	Please book my flight to Bangkok.	Please book a flight to Bangkok for 18 September, arriving before 6 p.m.	Cần cung cấp đủ điều kiện để tránh phải hỏi lại.
Dùng schedule khi muốn nói toàn bộ lịch trình	Please send my trip schedule.	Please send me the final itinerary.	Itinerary phù hợp khi nói về lịch trình chuyến đi.
Hỏi giá quá cụt	How much hotel?	What is the room rate per night?	Cần có cấu trúc câu đầy đủ và từ vựng đúng ngữ cảnh.
Yêu cầu đổi lịch không nhắc chi phí	Change my flight to Thursday.	Could you change my flight to Thursday and let me know if any additional fees apply?	Khi đổi booking, nên hỏi luôn chi phí phát sinh.
Không có action item	I will travel next week. Thanks.	Please send me the available flight and hotel options by Wednesday.	Email cần nói rõ người nhận phải làm gì tiếp theo.
Dùng “confirm me”	Please confirm me the hotel.	Please confirm the hotel reservation.	Confirm thường đi trực tiếp với thông tin hoặc booking cần xác nhận.

Cách nâng cấp câu cho chuyên nghiệp hơn

Câu cơ bản	Câu chuyên nghiệp hơn	Khi nào dùng?
I need a flight.	I’d like to arrange a flight for the trip.	Mở đầu yêu cầu
Book my ticket.	Could you please arrange the flight booking?	Nhờ admin/trợ lý
Find a cheap flight.	Could you check the most cost-effective flight options?	Khi cần tối ưu chi phí
I want a direct flight.	If possible, I’d prefer a direct flight.	Nêu ưu tiên
Send me the flights.	Could you send me the available flight options?	Hỏi các phương án
I need a hotel.	I’ll need accommodation for three nights.	Nêu nhu cầu lưu trú
Book a hotel near the office.	Could you book a hotel within easy reach of the office?	Yêu cầu vị trí
Does breakfast have?	Does the room rate include breakfast?	Hỏi dịch vụ
Pick me up at the airport.	Could you arrange an airport transfer for my arrival?	Sắp xếp xe
Send the schedule.	Please send me the final itinerary once everything is confirmed.	Chốt lịch trình
Change my flight.	Would it be possible to change my return flight?	Xin đổi booking
Is it more expensive?	Could you let me know whether any additional charges apply?	Hỏi phí phát sinh
Cancel everything.	Unfortunately, we need to cancel the travel arrangements.	Hủy chuyến
Tell me when done.	Please let me know once the reservations have been confirmed.	Yêu cầu cập nhật

Bài tập Business English chủ đề Arranging a Business Trip

Task 1: Match phrases with functions

Ghép câu 1–8 với chức năng A–H.

1. Could you please confirm the travel dates?
2. If possible, I’d prefer a direct flight.
3. Could you book a hotel near the meeting venue?
4. Please send me the final itinerary.
5. Would it be possible to change my return flight?
6. Does the room rate include breakfast?
7. Could you arrange an airport transfer?
8. Please let me know if any additional fees apply.

A. Hỏi dịch vụ trong giá phòng
B. Yêu cầu phương tiện từ sân bay
C. Xác nhận thời gian chuyến đi
D. Hỏi chi phí phát sinh
E. Đề nghị đổi booking
F. Nêu ưu tiên về chuyến bay
G. Yêu cầu lịch trình hoàn chỉnh
H. Đặt chỗ ở gần nơi làm việc

Task 2: Choose the best response

1. Your manager asks you to arrange a hotel close to the client’s office. Which sentence is best?

A. Find hotel near client.
B. Could you please book a hotel near the client’s office?
C. You book hotel now.
D. I want hotel.

2. You need to know whether the flight can be changed later.

A. Is this a flexible ticket?
B. Is flight good?
C. Can ticket flying again?
D. The ticket flexible?

3. The meeting has moved from Wednesday to Thursday.

A. My meeting is wrong.
B. The client has rescheduled the meeting for Thursday.
C. Client changes Wednesday.
D. The meeting make Thursday.

4. You want to see flight options before approving a booking.

A. Book anything.
B. Could you send me the available options before booking?
C. Give flight.
D. I don’t book.

5. You need transport from the airport to your hotel.

A. Could you arrange an airport transfer?
B. Give me airport car.
C. I need move airport.
D. Pick airport.

6. You want to ask whether breakfast is included.

A. Breakfast free?
B. Have breakfast?
C. Does the room rate include breakfast?
D. Hotel breakfast yes?

7. You need the employee to keep receipts.

A. Keep paper.
B. Please keep all receipts for reimbursement.
C. Save money tickets.
D. Don’t lose bill.

8. Everything in the itinerary is correct and the booking can proceed.

A. Everything looks good. Please proceed with the booking.
B. Yes booking.
C. Do it.
D. Everything okay you book.

Task 3: Complete the email

Phrase bank:

travel arrangements – direct flight – itinerary – accommodation – airport transfer – travel dates – booking – additional fees – meeting venue – confirmation

Hi Sarah,

I’m writing about the (1) __________ for my trip to Kuala Lumpur next month.

My (2) __________ are 6–9 October. The client meeting will take place on 7 October.

Could you please check whether there is a (3) __________ from Hanoi arriving before 5 p.m. on 6 October?

I will also need (4) __________ for three nights. A hotel close to the (5) __________ would be ideal.

Could you arrange an (6) __________ from the airport to the hotel as well?

Before making the (7) __________, please send me the available options. Please also let me know if there are any (8) __________ for flexible tickets.

Once everything is confirmed, could you send me the final (9) __________ together with the reservation (10) __________?

Best regards,
Nam

Task 4: Rewrite to sound more professional

1. Book a flight for me.
2. I want hotel near office.
3. Send me the trip schedule.
4. Change my flight to Friday.
5. How much is changing ticket?
6. Pick me up airport.
7. Tell me when you book everything.
8. I want to know breakfast free or not.

Task 5: Role-play / Writing practice

1. Bạn là nhân viên sales phải đi Singapore từ thứ Hai đến thứ Tư để gặp khách hàng. Viết email 80–120 từ nhờ admin sắp xếp chuyến bay và khách sạn.
2. Khách hàng đổi lịch họp sang một ngày muộn hơn. Viết email yêu cầu đổi chuyến bay về và kéo dài khách sạn thêm một đêm.
3. Bạn nhận được hai lựa chọn chuyến bay. Một chuyến rẻ hơn nhưng phải quá cảnh sáu tiếng; chuyến còn lại bay thẳng nhưng giá cao hơn. Viết phản hồi chọn một phương án và giải thích ngắn lý do.
4. Viết email xác nhận rằng lịch trình cuối cùng đã chính xác và bộ phận admin có thể tiến hành booking.

Đáp án và giải thích

Task 1

1 – C. Confirm the travel dates dùng để xác nhận ngày đi và ngày về.
2 – F. I’d prefer a direct flight thể hiện ưu tiên cá nhân một cách lịch sự.
3 – H. Câu yêu cầu đặt khách sạn gần địa điểm họp.
4 – G. Final itinerary là lịch trình chuyến đi đã hoàn thiện.
5 – E. Would it be possible to change…? dùng để đề nghị thay đổi booking.
6 – A. Câu hỏi kiểm tra bữa sáng có nằm trong giá phòng không.
7 – B. Arrange an airport transfer là sắp xếp xe đưa đón sân bay.
8 – D. Additional fees là các khoản phí phát sinh.

Task 2

1. B. Câu đầy đủ, lịch sự và cung cấp rõ yêu cầu về vị trí khách sạn.
2. A. Flexible ticket là cách diễn đạt tự nhiên khi hỏi vé có điều kiện thay đổi linh hoạt hay không.
3. B. Reschedule the meeting for Thursday diễn đạt rõ rằng cuộc họp đã được chuyển sang thứ Năm.
4. B. Câu vừa lịch sự vừa nêu action item: gửi phương án trước khi đặt.
5. A. Arrange an airport transfer là collocation phù hợp với tình huống công tác.
6. C. Does the room rate include breakfast? là câu đầy đủ và tự nhiên trong giao tiếp với khách sạn hoặc người đặt phòng.
7. B. Keep all receipts for reimbursement nói chính xác lý do cần giữ hóa đơn.
8. A. Câu xác nhận thông tin đã đúng và cho phép người nhận thực hiện bước tiếp theo.

Task 3

1. travel arrangements
2. travel dates
3. direct flight
4. accommodation
5. meeting venue
6. airport transfer
7. booking
8. additional fees
9. itinerary
10. confirmation

Trong email này, các cụm từ được dùng theo đúng trình tự của một chuyến công tác: thời gian → chuyến bay → chỗ ở → di chuyển → booking → lịch trình xác nhận.

Task 4

1. Could you please arrange a flight for me?
   Cách nói mềm và chuyên nghiệp hơn mệnh lệnh trực tiếp Book a flight for me.
2. Could you book a hotel near the office?
   Dùng cấu trúc yêu cầu lịch sự và thêm mạo từ a.
3. Please send me the final itinerary once everything is confirmed.
   Itinerary phù hợp hơn khi nói về toàn bộ lịch trình chuyến công tác.
4. Would it be possible to change my return flight to Friday?
   Cách hỏi lịch sự hơn khi yêu cầu thay đổi booking.
5. Could you let me know how much it would cost to change the ticket?
   Cấu trúc gián tiếp giúp câu tự nhiên và lịch sự hơn.
6. Could you arrange an airport transfer for my arrival?
   Arrange an airport transfer là cụm phù hợp trong Business English.
7. Please let me know once all the reservations have been confirmed.
   Nêu rõ thời điểm cần cập nhật.
8. Could you check whether the room rate includes breakfast?
   Câu hỏi gián tiếp phù hợp với email công việc.

Task 5 – Gợi ý trả lời

Tình huống 1:

Subject: Travel Arrangements for Singapore Trip

Hi Lan,

I’m writing to arrange my business trip to Singapore next week. I’m planning to travel on Monday and return on Wednesday evening.

Could you please check the available round-trip flights? If possible, I’d prefer a direct flight arriving before 6 p.m.

I’ll also need accommodation for two nights. Could you book a hotel near the client’s office?

Please send me the available options and estimated costs before making the reservations.

Best regards,
[Name]

Tình huống 2:

Hi Lan,

The client has moved our final meeting to Thursday afternoon. Would it be possible to change my return flight to Thursday evening?

I’ll also need to extend my hotel reservation by one night.

Before confirming the changes, could you let me know if any additional fees apply?

Thank you.

Best regards,
[Name]

Tình huống 3:

Thanks for sending the options. I’d prefer the direct flight even though it is slightly more expensive. The six-hour layover on the other option would significantly extend the travel time.

Please proceed with the direct flight if it is still available.

Tình huống 4:

Hi Lan,

Thank you for sending the updated itinerary.

Everything looks correct to me. Please proceed with the flight, hotel and airport transfer bookings.

Please send me the confirmation details once all reservations have been completed.

Best regards,
[Name]

Ứng dụng vào công việc thực tế

Tình huống thực tế	Câu/cụm nên dùng	Lưu ý
Sales đi gặp khách hàng ở nước ngoài	I’m writing to arrange my upcoming business trip.	Nêu rõ ngày họp trước khi đặt vé
Admin đặt vé cho quản lý	Could you confirm your preferred departure time?	Xác nhận preference trước khi booking
Marketing tham dự hội nghị	Could you book a hotel near the conference venue?	Kiểm tra khoảng cách giữa khách sạn và địa điểm
HR cử nhân viên đi đào tạo	Please check whether the trip complies with our travel policy.	Quan tâm giới hạn chi phí và quy trình
Trợ lý chuẩn bị lịch cho quản lý	I’ve attached the updated itinerary for your review.	Lịch trình nên có flight, hotel, meetings, transport
Lịch khách hàng thay đổi	Would it be possible to change the return flight?	Hỏi thêm change fee
Nhân viên tự thanh toán chi phí	Please keep all receipts for reimbursement.	Giữ chứng từ cần thiết
Chuyến công tác bị hủy	Could you let me know if any cancellation fees apply?	Kiểm tra phí trước khi xác nhận hủy

Tham khảo thêm: Từ vựng tiếng Anh khi đi du lịch và công tác | https://secenglish.vn/tu-vung-tieng-anh-khi-di-du-lich/ | https://anhngusec.edu.vn/tu-vung-tieng-anh-khi-di-du-lich/

FAQ về Arranging a Business Trip trong Business English

1. Arranging a Business Trip phù hợp với level nào?

B1 là level phù hợp để bắt đầu. Người học cần biết các cấu trúc yêu cầu lịch sự, câu hỏi xác nhận và từ vựng cơ bản về chuyến bay, khách sạn, lịch trình và chi phí.

2. “Business travel” và “business trip” có giống nhau không?

Business trip thường chỉ một chuyến công tác cụ thể: I’m going on a business trip to Bangkok.

Business travel thường dùng theo nghĩa rộng hơn để nói về hoạt động đi lại phục vụ công việc: The company wants to reduce business travel costs.

3. Có cần học thuộc toàn bộ mẫu câu không?

Không cần ghi nhớ từng câu nguyên văn. Người học cần nắm các khung chính như Could you please…?, Would it be possible to…?, Please let me know… và thay thông tin theo từng chuyến đi.

4. “Itinerary” khác “schedule” như thế nào?

Trong chủ đề chuyến công tác, itinerary thường dùng cho lịch trình chuyến đi gồm chuyến bay, khách sạn, điểm đến và hoạt động. Schedule có nghĩa rộng hơn và có thể chỉ lịch làm việc, lịch họp hoặc thời gian biểu.

5. Khi nào nên dùng “book” và khi nào dùng “arrange”?

Book thường nhấn vào việc đặt một dịch vụ cụ thể như book a flight hoặc book a hotel room. Arrange rộng hơn, có thể bao gồm tìm phương án, phối hợp và hoàn tất nhiều phần của chuyến đi: arrange a business trip hoặc arrange an airport transfer.

6. Làm sao luyện chủ đề này để dùng được trong công việc?

Tạo một tình huống giả định gồm điểm đến, ngày đi, ngày họp và ngân sách. Sau đó tự viết email yêu cầu booking, email thay đổi lịch và email xác nhận cuối cùng. Cách luyện này giúp từ vựng và mẫu câu gắn trực tiếp với quy trình công việc.

Kết luận

Arranging a Business Trip là một chủ đề Business English rất thực tế với người đi làm. Thay vì chỉ nhớ những từ riêng lẻ như flight, hotel hay ticket, người học cần luyện cả cụm như arrange a business trip, confirm the travel dates, book accommodation, arrange an airport transfer, send the final itinerary và change the return flight.

Hãy tự tạo một chuyến công tác giả định và luyện đủ ba bước: viết email sắp xếp ban đầu, xử lý một thay đổi trong lịch trình và gửi xác nhận cuối cùng. Khi các mẫu câu được lặp lại trong tình huống thật, việc sử dụng tiếng Anh trong công việc sẽ tự nhiên và nhanh hơn.

Xem thêm

• Các mẫu câu giao tiếp tiếng Anh trong buổi họp 
• Tranh luận công việc bằng tiếng Anh 
• Khóa học tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm 
• Từ vựng giao tiếp tiếng Anh hội thảo