Cách mở đầu và kết thúc email tiếng Anh lịch sự, chuyên nghiệp

Nếu bạn từng ngồi rất lâu chỉ để nghĩ câu đầu tiên và câu cuối cùng của một email tiếng Anh, bạn không phải người duy nhất. Muốn mở đầu và kết thúc email đúng, bạn chỉ cần chọn đúng mức độ trang trọng theo người nhận, nêu mục đích sớm, rồi kết lại bằng lời cảm ơn hoặc bước tiếp theo rõ ràng. Với email tiếng Anh, nhất là trong học tập và công việc, người đọc thường ưu tiên sự rõ ràng, lịch sự và dễ phản hồi hơn là câu chữ quá hoa mỹ.

Key takeaways

• Formal hay informal phụ thuộc vào người nhận và bối cảnh, không có một mẫu dùng cho mọi email.
• Với email học tập, công việc, cách an toàn nhất là mở đầu lịch sự, vào mục đích sớm, kết bằng lời cảm ơn hoặc hành động tiếp theo.
• Nếu biết tên người nhận, bạn có thể dùng các cách chào như Dear Ms. Lan, hoặc Hi Minh, tùy độ thân quen. Nếu không biết tên, nên chọn cách chào trung tính và lịch sự hơn.
• Đừng kết email quá cụt. Một câu như Thank you for your time hoặc Please let me know if you need anything else sẽ giúp email chuyên nghiệp hơn.
• Nếu chưa chắc nên viết thân hay trang trọng, hãy chọn phương án lịch sự hơn một mức.

Mở đầu và kết thúc email tiếng Anh là gì, vì sao cần làm đúng?

Mở đầu email là phần chào người nhận và dẫn vào lý do bạn viết. Kết thúc email là phần chốt lại thông tin, lời cảm ơn, mong muốn phản hồi hoặc bước tiếp theo, rồi mới đến chữ ký tên.

British Council phân biệt khá rõ: email formal thường dùng khi bạn cần lịch sự hoặc chưa quen người nhận, còn email informal phù hợp khi bạn đã quen và muốn giữ giọng điệu thân thiện hơn. Họ cũng lưu ý rằng trong email tiếng Anh, người viết thường đặt dấu phẩy sau lời chào mở đầu và sau cụm kết email, rồi xuống dòng để viết tên. Purdue OWL cũng nhấn mạnh rằng một email tốt nên có tiêu đề rõ nghĩa, lời chào phù hợp, đoạn văn ngắn, chính tả chuẩn và phần chữ ký đủ rõ ràng.

Nói đơn giản, nếu bạn làm đúng phần mở đầu và kết thúc, email sẽ có 3 lợi ích rất rõ:

• người nhận hiểu nhanh bạn đang viết cho ai, vì việc gì
• email tạo cảm giác lịch sự, chỉn chu
• bạn dễ được phản hồi hơn

Cách chọn cách mở đầu email theo từng ngữ cảnh

Cách chọn lời chào nên dựa vào 2 yếu tố: bạn đang viết cho ai và mối quan hệ hiện tại là gì.

1) Khi cần trang trọng

Dùng khi viết cho giảng viên, HR, khách hàng, cấp trên, đối tác, hoặc người bạn chưa quen.

Các cách mở đầu an toàn:

• Dear Mr. Brown,
• Dear Ms. Tran,
• Dear Professor Nguyen,
• Dear Sir or Madam, khi chưa biết tên người nhận.

Sau lời chào, nên đi thẳng vào mục đích:

• I am writing to ask about the assignment deadline.
• I am writing to confirm our meeting on Friday.
• I am writing to request further information about the course.

Cách này đặc biệt hợp với người học Việt Nam vì nó giúp email rõ ngay từ đầu, không bị vòng vo.

2) Khi tương đối quen nhưng vẫn cần chuyên nghiệp

Dùng khi viết cho đồng nghiệp, bạn cùng nhóm, người đã từng trao đổi trước đó.

Bạn có thể dùng:

• Hello Lan,
• Hi Minh,
• Good morning, Ms. Hoa,

Phần sau đó vẫn nên rõ mục đích:

• Just a quick note to share the updated file.
• I wanted to follow up on our earlier discussion.
• I’m writing to check whether the schedule has been finalised.

3) Khi rất thân hoặc hoàn toàn đời thường

Dùng cho bạn bè, người thân, người quen thân thiết.

Ví dụ:

• Hi Nam,
• Hey Linh,
• Hello everyone, nếu gửi cho nhóm bạn quen

Tuy nhiên, nếu email liên quan đến học tập hoặc công việc, bạn không nên mở đầu quá suồng sã kiểu Hey bro hoặc Hi there với người chưa quen. Về mặt ngữ pháp có thể không sai, nhưng về ngữ cảnh thì dễ làm email kém chuyên nghiệp.

Công thức mở đầu dễ áp dụng

Bạn có thể nhớ công thức 3 dòng sau:

• Lời chào
• Một câu ngắn tạo nhịp
• Lý do viết email

Ví dụ:

Dear Ms. Hoa,
I hope you are doing well.
I am writing to ask about the interview schedule.

Hoặc ngắn hơn:

Hi Minh,
Just a quick note to share the updated document.

Cách kết thúc email theo từng ngữ cảnh

Nếu mở đầu là ấn tượng đầu tiên, thì kết thúc là cảm giác cuối cùng bạn để lại cho người đọc.

1) Kết email trang trọng

Đây là nhóm an toàn nhất cho email học tập và công việc.

Các cách kết phổ biến:

• Best regards,
• Kind regards,
• Sincerely,

Nếu viết thư/email formal kiểu cổ điển hơn, British Council lưu ý: dùng Yours sincerely, khi bạn biết tên người nhận, và Yours faithfully, khi bạn không biết tên người nhận.

Trước cụm kết, nên có một câu chốt ngắn:

• Thank you for your time.
• I look forward to your reply.
• Please let me know if you need any further information.
• Thank you in advance for your support.

Ví dụ hoàn chỉnh:

Thank you for your time. I look forward to your reply.
Best regards,
[Your Name]

2) Kết email bán trang trọng

Phù hợp khi người nhận đã quen mặt, nhưng bạn vẫn muốn giữ sự chuyên nghiệp.

Bạn có thể dùng:

• Best,
• Thanks,
• Many thanks,
• Best wishes,

Ví dụ:

Thanks for your help. Please let me know if anything needs revising.
Best,
[Your Name]

3) Kết email thân mật

Dùng cho bạn bè hoặc người rất quen.

Ví dụ:

• Take care,
• Talk soon,
• See you soon,
• Cheers,

Nhưng lưu ý, Cheers nghe khá tự nhiên trong môi trường thân mật, còn với giảng viên, khách hàng hoặc email đầu tiên thì không phải lựa chọn an toàn nhất.

Công thức kết email dễ nhớ

Một phần kết ổn thường có:

• lời cảm ơn hoặc mong phản hồi
• cụm kết email
• tên người gửi

Ví dụ:

Thank you for your time. I look forward to hearing from you.
Kind regards,
Mai Anh

Mẫu mở đầu và kết thúc email tiếng Anh dễ dùng ngay

Dưới đây là các mẫu ngắn, đủ dùng ngay, không quá cứng.

1) Email cho giảng viên

Dear Professor Nguyen,
I am writing to ask about the submission deadline for Assignment 2.

Thank you for your time. I look forward to your reply.
Best regards,
[Your Name]

2) Email xác nhận lịch họp hoặc lịch phỏng vấn

Dear Ms. Lan,
I am writing to confirm our meeting at 2 p.m. this Friday.

Please let me know if there are any changes.
Kind regards,
[Your Name]

3) Email gửi file cho đồng nghiệp hoặc bạn cùng nhóm

Hi Minh,
Just a quick note to share the updated presentation file.

Thanks, and please let me know if anything should be edited.
Best,
[Your Name]

4) Email hỏi thông tin khóa học hoặc dịch vụ

Dear Sir or Madam,
I am writing to request more information about your online English course.

Thank you in advance for your help.
Yours faithfully,
[Your Name]

5) Email nhắc lịch nhẹ nhàng

Hello team,
This is a quick reminder that our meeting will start at 9 a.m. tomorrow.

Please let me know if you have any questions.
Best regards,
[Your Name]

Những lỗi thường gặp khi mở đầu và kết thúc email

Đây là phần người học Việt Nam rất hay vướng.

• Mở đầu quá thân mật với người chưa quen
  Ví dụ, viết cho giảng viên mà dùng Hey teacher, sẽ tạo cảm giác không đúng ngữ cảnh.
• Dùng sai tên hoặc sai cách xưng hô
  Nếu đã dùng Mr., Ms., Professor, hãy kiểm tra thật kỹ.
• Mở đầu xong vẫn chưa nói lý do viết
  Nhiều bạn viết 2 đến 3 câu xã giao rồi mới vào ý chính. Điều này làm email dài mà vẫn mơ hồ.
• Kết email quá cụt
  Chỉ viết Thanks rồi hết thường khiến email thiếu độ chỉn chu.
• Không có chữ ký tên
  Purdue OWL xem phần chữ ký là yếu tố cần có để người nhận biết rõ bạn là ai và phản hồi thuận tiện hơn.
• Viết kiểu chat trong email học tập, công việc
  Các dạng như u, pls, viết toàn in hoa, thiếu dấu câu, sai chính tả sẽ làm giảm sự chuyên nghiệp rõ rệt.

Mẹo để viết email đỡ gượng, đúng ngữ cảnh

Bạn không cần học thuộc quá nhiều mẫu. Chỉ cần làm 5 việc sau:

• Chuẩn bị sẵn 3 mức độ giọng điệu
  Một bộ formal, một bộ trung tính, một bộ thân mật.
• Nhớ 2 khung đơn giản
  Mở đầu: Greeting + reason for writing
  Kết thúc: thanks/next step + sign-off + name
• Nếu phân vân, chọn phương án lịch sự hơn
  Trong email, hơi trang trọng một chút thường an toàn hơn hơi suồng sã.
• Mỗi tuần tự viết 3 email ngắn theo tình huống thật
  Ví dụ: xin nghỉ học, xác nhận lịch hẹn, gửi tài liệu.
• Tự tạo “ngân hàng câu” cá nhân
  Chọn khoảng 5 câu mở đầu và 5 câu kết thúc mà bạn thấy tự nhiên nhất, rồi dùng đi dùng lại cho đúng ngữ cảnh.

Chủ đề này giúp gì cho học tập, công việc và thi cử

Kỹ năng mở đầu và kết thúc email không chỉ để “viết cho đúng”. Nó giúp bạn dùng tiếng Anh có mục đích hơn.

Trong học tập, bạn sẽ cần kỹ năng này khi:

• hỏi bài giảng viên
• xin tài liệu
• xin đổi lịch
• gửi bài hoặc xác nhận thông tin

Trong công việc, đây là kỹ năng dùng rất thường xuyên:

• xác nhận lịch họp
• gửi file
• follow-up sau buổi trao đổi
• hỏi tiến độ
• phản hồi khách hàng hoặc đối tác

Với các bối cảnh Business English, email cũng là dạng viết rất thực tế. Cambridge English hiện vẫn có các bài viết trong bối cảnh business email, và tài liệu hướng dẫn cho thí sinh cũng nhấn mạnh việc viết đúng style, đúng target reader, rõ ràng và dễ theo dõi.

Nếu bạn đã nắm được cách mở đầu và kết thúc email, bước nên học tiếp là:

• cấu trúc email tiếng Anh đầy đủ
• các mẫu email theo từng mục đích
• cách viết email thương mại trong công việc
• cách dùng tiếng Anh chuyên nghiệp trong họp, trao đổi, follow-up

FAQ

Xem thêm

• Cấu trúc viết email tiếng Anh chuẩn
• Hướng dẫn viết email tiếng Anh chuẩn mực
• Các mẫu email tiếng Anh thương mại
• Khóa giao tiếp ứng dụng cho người đi làm
• Các cụm từ tiếng Anh thường dùng trong cuộc họp kinh doanh

Tìm lộ trình phù hợp

Nếu bạn đang thấy mình biết từ nhưng vẫn bí cách mở lời, kết lời, và viết email sao cho tự nhiên, bạn nên học theo lộ trình có tình huống thật thay vì chỉ học mẫu câu rời. Bắt đầu từ viết những email ngắn, đúng mục đích, rồi mở rộng dần sang phản hồi, follow-up, xác nhận lịch và trao đổi công việc sẽ giúp bạn tiến bộ nhanh hơn.

KIỂM TRA TRÌNH ĐỘ CỦA BẠN

nhận tư vấn lộ trình