Arranging an Interview: Cách sắp xếp lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Một recruiter cần gọi cho ứng viên để hẹn lịch phỏng vấn. Ứng viên bận vào khung giờ được đề xuất. Hai bên cần thống nhất thời gian mới, hình thức phỏng vấn và xác nhận lại lịch.

Đây là tình huống rất thực tế của Arranging an Interview. Khó khăn không nằm ở những câu tiếng Anh quá phức tạp mà ở việc diễn đạt sao cho rõ ràng, lịch sự và không gây nhầm lẫn về ngày, giờ hoặc hình thức phỏng vấn.

Bài học tập trung vào từ vựng tuyển dụng, mẫu câu hẹn lịch, cách hỏi availability, xác nhận hoặc đổi lịch, hai hội thoại hoàn chỉnh, lỗi thường gặp và bài tập thực hành.

Key takeaways:

• Nhận biết các tình huống cần sắp xếp hoặc thay đổi lịch phỏng vấn trong công việc.
• Sử dụng đúng các cụm như schedule an interview, interview slot, availability, confirm, reschedule.
• Hẹn lịch, đề xuất khung giờ và xác nhận thông tin bằng câu tiếng Anh lịch sự.
• Tránh các lỗi dịch trực tiếp từ tiếng Việt hoặc nói quá ngắn, quá trực diện.
• Luyện phản xạ qua dialogue, bài chọn đáp án, điền từ và role-play.
• Ứng dụng trực tiếp cho HR, recruitment, admin và ứng viên phỏng vấn.

Mục lục:

• Thông tin bài học
• Tình huống này dùng khi nào trong công việc?
• Mục tiêu giao tiếp trong chủ đề Arranging an Interview
• Từ vựng và cụm từ cần biết
• Mẫu câu Business English theo từng mục đích
• Cấu trúc hội thoại sắp xếp lịch phỏng vấn
• Mẫu hoàn chỉnh
• Lỗi sai thường gặp khi dùng tiếng Anh trong tình huống này
• Cách nâng cấp câu cho chuyên nghiệp hơn
• Bài tập Business English chủ đề Arranging an Interview
• Đáp án và giải thích
• Ứng dụng vào công việc thực tế
• FAQ về Arranging an Interview trong Business English
• Kết luận
• Xem thêm

Thông tin bài học

Mục	Nội dung
Chủ đề	Arranging an Interview
Nhóm kỹ năng	Interview & Career English
Level đề xuất	B1
Phù hợp với	HR, recruiter, hiring manager, admin, sinh viên sắp đi làm, ứng viên
Mục tiêu	Dùng tiếng Anh để sắp xếp, xác nhận và thay đổi lịch phỏng vấn
Output sau bài học	Thực hiện được cuộc trao đổi ngắn để mời phỏng vấn, hỏi availability, thống nhất thời gian và xác nhận lịch

Tham khảo thêm: Từ vựng giao tiếp trong công việc và văn phòng | https://secenglish.vn/tu-vung-giao-tiep-trong-cong-viec-van-phong/ | https://anhngusec.edu.vn/tu-vung-giao-tiep-trong-cong-viec-van-phong/

Tình huống này dùng khi nào trong công việc?

Arranging an interview diễn ra từ lúc doanh nghiệp quyết định mời một ứng viên vào vòng phỏng vấn cho đến khi hai bên thống nhất chính xác ngày, giờ, địa điểm hoặc đường link tham gia.

Với HR hoặc recruiter, tình huống thường bắt đầu bằng email hoặc cuộc gọi như: thông báo ứng viên đã qua vòng sàng lọc, mời tham gia phỏng vấn và đưa ra một hoặc hai khung giờ.

Nếu ứng viên không tham gia được vào thời gian đề xuất, cuộc trao đổi chuyển sang việc tìm alternative time hoặc reschedule the interview. Khi lịch đã thống nhất, recruiter cần xác nhận lại thời gian, hình thức phỏng vấn, thời lượng dự kiến và người ứng viên sẽ gặp.

Ngôn ngữ trong tình huống này thường mang sắc thái Neutral – Polite – Formal. Câu không cần dài, nhưng thông tin về ngày giờ phải chính xác và lời đề nghị cần đủ lịch sự.

Mục tiêu giao tiếp trong chủ đề Arranging an Interview

Mục tiêu giao tiếp	Cách diễn đạt cần đạt
Mở đầu trao đổi	Giới thiệu tên, bộ phận và lý do liên hệ
Mời ứng viên phỏng vấn	Thông báo mong muốn sắp xếp một buổi interview
Hỏi availability	Hỏi ứng viên có thể tham gia vào ngày hoặc khung giờ nào
Đề xuất thời gian	Đưa ra một hoặc nhiều interview slots
Xử lý lịch không phù hợp	Đề xuất alternative time hoặc reschedule
Xác nhận lịch	Nhắc lại ngày, giờ, hình thức, địa điểm hoặc link
Chốt trao đổi	Yêu cầu xác nhận và cung cấp đầu mối liên hệ khi cần

Từ vựng và cụm từ cần biết

Word/Phrase	Loại từ	Nghĩa tiếng Việt	Dùng trong ngữ cảnh nào?	Ví dụ
arrange an interview	verb phrase	sắp xếp một buổi phỏng vấn	Khi tổ chức cuộc phỏng vấn	We’re contacting you to arrange an interview.
schedule an interview	verb phrase	lên lịch phỏng vấn	Khi ấn định thời gian	We’d like to schedule an interview for next week.
conduct an interview	verb phrase	thực hiện buổi phỏng vấn	Khi nói về phía nhà tuyển dụng	The hiring manager will conduct the interview.
interview slot	noun phrase	khung giờ phỏng vấn	Khi đưa các lựa chọn thời gian	We have two interview slots available.
availability	noun	thời gian có thể tham gia	Khi hỏi lịch ứng viên	Could you share your availability for Friday?
be available	adjective phrase	có thể tham gia/rảnh	Khi xác nhận thời gian	Are you available at 2 p.m.?
proposed time	noun phrase	thời gian được đề xuất	Khi nói về lịch ban đầu	Please confirm whether the proposed time works for you.
alternative time	noun phrase	thời gian thay thế	Khi lịch ban đầu không phù hợp	We can arrange an alternative time.
convenient time	noun phrase	thời gian thuận tiện	Khi hỏi lịch một cách lịch sự	What would be a convenient time for you?
confirm an interview	verb phrase	xác nhận buổi phỏng vấn	Khi chốt lịch	I’m writing to confirm your interview.
confirm attendance	verb phrase	xác nhận tham gia	Khi cần ứng viên phản hồi	Please reply to confirm your attendance.
reschedule	verb	đổi lịch	Khi cần chuyển sang thời gian khác	Could we reschedule the interview?
postpone	verb	hoãn	Khi chuyển sự kiện sang thời gian muộn hơn	We need to postpone the interview until Friday.
move the interview	verb phrase	chuyển thời gian phỏng vấn	Cách diễn đạt đơn giản hơn reschedule	Could we move the interview to the afternoon?
scheduling conflict	noun phrase	lịch bị trùng	Khi giải thích lý do đổi giờ	I have a scheduling conflict at 10 a.m.
short notice	noun phrase	thông báo gấp	Khi thay đổi lịch sát giờ	We apologize for the short notice.
recruiter	noun	chuyên viên tuyển dụng	Người liên hệ ứng viên	Our recruiter will contact you shortly.
hiring manager	noun phrase	quản lý tuyển dụng	Người trực tiếp đánh giá ứng viên	You’ll meet with the hiring manager.
candidate	noun	ứng viên	Người tham gia tuyển dụng	The candidate confirmed the interview.
shortlisted candidate	noun phrase	ứng viên qua vòng sơ loại	Khi mời vào vòng interview	Shortlisted candidates will be invited to an interview.
interview panel	noun phrase	hội đồng phỏng vấn	Khi có nhiều interviewer	You’ll meet a three-person interview panel.
interview format	noun phrase	hình thức phỏng vấn	Online, trực tiếp, nhóm…	We’ll confirm the interview format by email.
in-person interview	noun phrase	phỏng vấn trực tiếp	Tại văn phòng	This will be an in-person interview.
virtual interview	noun phrase	phỏng vấn trực tuyến	Qua Zoom, Teams…	The first round will be a virtual interview.
meeting link	noun phrase	đường link cuộc họp	Interview online	We’ll send the meeting link by email.
calendar invitation	noun phrase	lời mời trên lịch	Google Calendar, Outlook…	You’ll receive a calendar invitation shortly.
interview duration	noun phrase	thời lượng phỏng vấn	Khi thông báo thời gian dự kiến	The interview duration is approximately 45 minutes.
interview location	noun phrase	địa điểm phỏng vấn	Interview trực tiếp	The interview location is our main office.
time zone	noun phrase	múi giờ	Tuyển dụng quốc tế	Please note that all times are in Bangkok time.
follow up	phrasal verb	liên hệ lại/theo dõi	Khi chưa nhận phản hồi	I’m following up regarding your interview schedule.

Mẫu câu Business English theo từng mục đích

Mục đích	Mẫu câu tiếng Anh	Nghĩa tiếng Việt	Mức độ
Mở đầu	This is Anna from the HR team.	Tôi là Anna từ bộ phận Nhân sự.	Neutral
Mở đầu	I’m contacting you regarding your application for the Sales Executive position.	Tôi liên hệ về hồ sơ ứng tuyển vị trí Sales Executive của anh/chị.	Formal
Mở đầu	Thank you for your interest in the position.	Cảm ơn anh/chị đã quan tâm đến vị trí tuyển dụng.	Polite
Mời phỏng vấn	We’d like to invite you to an interview.	Chúng tôi muốn mời anh/chị tham gia phỏng vấn.	Polite
Mời phỏng vấn	We’re pleased to invite you to the next stage of our interview process.	Chúng tôi rất vui được mời anh/chị tham gia vòng tiếp theo của quy trình phỏng vấn.	Formal
Mời phỏng vấn	I’m calling to arrange an interview with our hiring manager.	Tôi gọi để sắp xếp buổi phỏng vấn với quản lý tuyển dụng.	Neutral
Hỏi lịch	Could you let me know your availability next week?	Anh/chị vui lòng cho tôi biết thời gian có thể tham gia trong tuần tới.	Polite
Hỏi lịch	Would you be available on Thursday morning?	Anh/chị có thể tham gia vào sáng thứ Năm không?	Polite
Hỏi lịch	What time would work best for you?	Khung giờ nào sẽ phù hợp nhất với anh/chị?	Polite
Hỏi lịch	Do either of these time slots work for you?	Một trong hai khung giờ này có phù hợp không?	Neutral
Hỏi lịch	Could you let us know which time slot suits you best?	Anh/chị vui lòng cho biết khung giờ nào phù hợp nhất.	Polite
Đề xuất	We currently have an opening at 10 a.m. on Wednesday.	Hiện chúng tôi còn khung 10 giờ sáng thứ Tư.	Neutral
Đề xuất	Would 2 p.m. on Friday work for you?	2 giờ chiều thứ Sáu có phù hợp không?	Polite
Đề xuất	We can offer either Tuesday morning or Wednesday afternoon.	Chúng tôi có thể sắp xếp sáng thứ Ba hoặc chiều thứ Tư.	Neutral
Đề xuất	If that time is not convenient, we can arrange another slot.	Nếu thời gian đó chưa thuận tiện, chúng tôi có thể sắp xếp khung giờ khác.	Polite
Xác nhận	To confirm, your interview is scheduled for Monday at 3 p.m.	Xin xác nhận lại, lịch phỏng vấn của anh/chị là 3 giờ chiều thứ Hai.	Formal
Xác nhận	The interview will take place at our office.	Buổi phỏng vấn sẽ diễn ra tại văn phòng của chúng tôi.	Neutral
Xác nhận	The interview will be conducted online via Microsoft Teams.	Buổi phỏng vấn sẽ được thực hiện trực tuyến qua Microsoft Teams.	Formal
Xác nhận	Please allow approximately 45 minutes for the interview.	Vui lòng dành khoảng 45 phút cho buổi phỏng vấn.	Formal
Xác nhận	I’ll send you a calendar invitation shortly.	Tôi sẽ gửi lời mời lịch cho anh/chị ngay sau đây.	Neutral
Đổi lịch	Would it be possible to reschedule the interview?	Có thể chuyển lịch phỏng vấn sang thời gian khác không?	Polite
Đổi lịch	We need to reschedule your interview due to a scheduling conflict.	Chúng tôi cần đổi lịch phỏng vấn do có lịch bị trùng.	Formal
Đổi lịch	Would you be available at 4 p.m. instead?	Thay vào đó, anh/chị có thể tham gia lúc 4 giờ chiều không?	Polite
Đổi lịch	Apologies for the short notice.	Xin lỗi vì thông báo khá gấp.	Formal
Yêu cầu xác nhận	Please reply to confirm whether this time works for you.	Vui lòng phản hồi để xác nhận thời gian này có phù hợp không.	Polite
Yêu cầu xác nhận	Please confirm your attendance by the end of the day.	Vui lòng xác nhận tham gia trước cuối ngày hôm nay.	Formal
Kết thúc	Please let me know if you have any questions.	Vui lòng liên hệ nếu anh/chị có câu hỏi.	Polite
Kết thúc	We look forward to speaking with you.	Chúng tôi mong được trao đổi với anh/chị.	Formal

Tham khảo thêm: Thuật ngữ tiếng Anh trong kinh doanh | https://secenglish.vn/thuat-ngu-tieng-anh-trong-kinh-doanh/ | https://anhngusec.edu.vn/kinh-doanh-thuat-ngu-tieng-anh-trong-kinh-doanh/

Cấu trúc hội thoại sắp xếp lịch phỏng vấn

Bước	Mục đích	Mẫu câu
1	Mở đầu và nêu lý do	I’m contacting you regarding your application for the position.
2	Mời phỏng vấn và đề xuất lịch	We’d like to arrange an interview. Would Thursday afternoon work for you?
3	Trao đổi availability	I’m afraid I’m not available then. Would Friday morning be possible?
4	Xác nhận thông tin	Certainly. To confirm, the interview is scheduled for Friday at 10 a.m.
5	Chốt lại	I’ll send you the interview details by email. We look forward to speaking with you.

Một cuộc trao đổi hiệu quả thường không cần nhiều câu. Thứ tự quan trọng nhất là lý do liên hệ → thời gian → phản hồi → xác nhận → bước tiếp theo.

Mẫu hoàn chỉnh

Hội thoại 1: Recruiter gọi cho ứng viên để sắp xếp lịch phỏng vấn

Recruiter: Hello, may I speak with Minh?

Candidate: Speaking.

Recruiter: Hi Minh. This is Laura from the HR team. I’m contacting you regarding your application for the Marketing Executive position.

Candidate: Yes, thank you for calling.

Recruiter: We’ve reviewed your application and we’d like to invite you to an interview with our hiring manager.

Candidate: That sounds great. Thank you.

Recruiter: Would you be available on Thursday at 10 a.m.?

Candidate: I’m afraid I have another appointment that morning. Would Thursday afternoon be possible instead?

Recruiter: Certainly. We have an interview slot available at 2:30 p.m.

Candidate: Yes, that works well for me.

Recruiter: Great. To confirm, your interview is scheduled for Thursday at 2:30 p.m. It will be an in-person interview at our office.

Candidate: Understood.

Recruiter: Please allow approximately 45 minutes for the interview. I’ll send the address and interview details by email shortly.

Candidate: Perfect. Thank you very much.

Recruiter: You’re welcome. We look forward to speaking with you.

Dịch nghĩa:

Recruiter gọi cho Minh sau khi hồ sơ đã được xem xét và mời Minh tham gia phỏng vấn vị trí Marketing Executive. Khung giờ 10 giờ sáng thứ Năm không phù hợp nên hai bên thống nhất chuyển sang 2 giờ 30 chiều. Recruiter xác nhận đây là buổi phỏng vấn trực tiếp, kéo dài khoảng 45 phút và sẽ gửi thông tin chi tiết qua email.

Điểm quan trọng của hội thoại là recruiter không chỉ hỏi “Are you free?” mà sử dụng Would you be available…? để lời đề nghị lịch sự hơn. Khi ứng viên không tham gia được, câu Would Thursday afternoon be possible instead? giúp đề xuất phương án mới mà không làm cuộc trao đổi bị ngắt.

Hội thoại 2: Đổi lịch phỏng vấn online

Recruiter: Hi Linh, this is Daniel from Recruitment. I’m calling about your interview tomorrow.

Candidate: Hi Daniel. Is everything okay?

Recruiter: Yes. However, we need to reschedule your interview due to a scheduling conflict on the hiring manager’s side. Apologies for the short notice.

Candidate: No problem.

Recruiter: The interview was originally scheduled for 10 a.m. Would you be available at 3 p.m. instead?

Candidate: I have a meeting at 3. Would 4 p.m. work?

Recruiter: Let me check. Yes, 4 p.m. works.

Candidate: Great.

Recruiter: The interview will still be conducted online via Microsoft Teams. The meeting link remains the same.

Candidate: Okay. So it’s tomorrow at 4 p.m., correct?

Recruiter: Correct. Please reply to the calendar invitation to confirm your attendance.

Candidate: I will. Thank you for letting me know.

Recruiter: Thank you for your flexibility. Have a good afternoon.

Dịch nghĩa:

Recruiter cần đổi lịch vì hiring manager bị trùng lịch. Thay vì chỉ nói “We changed the interview”, recruiter sử dụng we need to reschedule your interview due to a scheduling conflict và đi kèm lời xin lỗi vì thông báo gấp.

Ứng viên không nhận ngay khung giờ 3 giờ chiều mà đưa ra phương án khác: “Would 4 p.m. work?”. Hai bên sau đó xác nhận lại thời gian mới, hình thức online và calendar invitation.

Lỗi sai thường gặp khi dùng tiếng Anh trong tình huống này

Lỗi sai	Câu chưa tự nhiên / chưa chuyên nghiệp	Cách sửa tốt hơn	Giải thích
Thiếu giới từ	I want to invite you interview.	We’d like to invite you to an interview.	Dùng invite someone to something.
Hỏi quá trực tiếp	What time are you free?	Could you let me know your availability?	Bản sửa phù hợp hơn với môi trường tuyển dụng.
Dùng sai cấu trúc	Can you join interview at 10?	Are you available for an interview at 10 a.m.?	Cần mạo từ an và cách hỏi tự nhiên hơn.
Dịch trực tiếp “đổi lịch”	I will change your interview.	We need to reschedule your interview.	Reschedule diễn đạt chính xác việc chuyển sang lịch mới.
Sai giới từ ngày	The interview is in Monday.	The interview is on Monday.	Dùng on với ngày và thứ.
Sai collocation	Please confirm me.	Please confirm your attendance.	Confirm me không mang nghĩa xác nhận lịch cho tôi.
Thiếu tính chuyên nghiệp	Interview takes 45 minutes.	The interview will last approximately 45 minutes.	Approximately phù hợp khi thông báo thời lượng dự kiến.
Xin lỗi chưa tự nhiên	Sorry because we change schedule.	We apologize for the schedule change.	Dùng danh từ schedule change hoặc cấu trúc đầy đủ.

Cách nâng cấp câu cho chuyên nghiệp hơn

Câu cơ bản	Câu chuyên nghiệp hơn	Khi nào dùng?
I want to arrange an interview.	I’m contacting you to arrange an interview.	Mở đầu email/cuộc gọi
Are you free tomorrow?	Would you be available tomorrow afternoon?	Hỏi availability
Come at 2 p.m.	Would 2 p.m. work for you?	Đề xuất giờ
Tell me your free time.	Could you let me know your availability?	Yêu cầu ứng viên cung cấp lịch
Can we change the time?	Would it be possible to reschedule the interview?	Xin đổi lịch
Sorry for changing.	Apologies for the change in schedule.	Xin lỗi khi đổi lịch
Interview is online.	The interview will be conducted online.	Thông báo hình thức
Interview is 30 minutes.	Please allow approximately 30 minutes for the interview.	Thông báo thời lượng
Reply soon.	Please reply at your earliest convenience.	Yêu cầu phản hồi
Confirm it.	Please reply to confirm your attendance.	Yêu cầu xác nhận
I’ll send the link.	I’ll send the interview link in a calendar invitation.	Chốt bước tiếp theo
Any problems?	Please let me know if you have any questions or scheduling constraints.	Kết thúc chuyên nghiệp

Bài tập Business English chủ đề Arranging an Interview

Task 1: Match phrases with functions

Ghép câu A–H với mục đích 1–8.

A. Could you let me know your availability next week?
B. We’d like to invite you to an interview.
C. Would 3 p.m. work for you?
D. To confirm, your interview is scheduled for Friday at 10 a.m.
E. Would it be possible to reschedule the interview?
F. Apologies for the short notice.
G. Please reply to confirm your attendance.
H. We look forward to speaking with you.

1. Đề nghị đổi lịch
2. Mời phỏng vấn
3. Xin lỗi vì thông báo gấp
4. Hỏi thời gian phù hợp
5. Đề xuất một khung giờ
6. Xác nhận lịch
7. Yêu cầu ứng viên xác nhận
8. Kết thúc trao đổi

Task 2: Choose the best response

1. Recruiter: “Would you be available for an interview on Tuesday at 2 p.m.?”
   A. I free.
   B. Yes, Tuesday at 2 p.m. works for me.
   C. Tuesday yes.
   D. I am possible.
2. Candidate: “I’m afraid I’m not available on Wednesday morning.”
   A. Why not?
   B. Okay then.
   C. No interview.
   D. No problem. Would Wednesday afternoon work for you?
3. Recruiter needs to change tomorrow’s interview. Which sentence is best?
   A. I change your interview.
   B. We need to reschedule your interview.
   C. Interview change.
   D. You come another time.
4. Which sentence politely asks for the candidate’s schedule?
   A. Give me your free time.
   B. When free?
   C. Could you let me know your availability?
   D. Tell schedule.
5. Which sentence confirms an online interview?
   A. Interview Internet tomorrow.
   B. You meet computer.
   C. The interview will be conducted online via Microsoft Teams.
   D. Interview on Teams maybe.
6. Candidate wants another time. Which response is most professional?
   A. No, I’m busy.
   B. Can’t.
   C. Would 4 p.m. be possible instead?
   D. Change it to 4.
7. Recruiter wants confirmation. Which sentence fits best?
   A. Confirm me.
   B. Please reply to confirm your attendance.
   C. Say yes.
   D. Answer now.
8. Recruiter changes the schedule at short notice. What should be included?
   A. An apology
   B. A salary negotiation
   C. A job description only
   D. A long explanation about the company

Task 3: Complete the dialogue

Phrase bank:

• availability
• invite
• available
• work
• reschedule
• confirm
• conducted
• calendar invitation
• interview
• approximately

Recruiter: Hi Emma. I’m calling regarding your application. We’d like to (1) ______ you to an interview.

Candidate: Thank you.

Recruiter: Could you let me know your (2) ______ for Thursday?

Candidate: I’m (3) ______ after 1 p.m.

Recruiter: Would 2 p.m. (4) ______ for you?

Candidate: I’m afraid I have another meeting then. Could we (5) ______ it to 3:30?

Recruiter: Certainly. To (6) ______, the interview will be at 3:30 p.m.

Candidate: Great.

Recruiter: It will be (7) ______ online and will last (8) ______ 40 minutes. I’ll also send you a calendar invitation.

Task 4: Rewrite to sound more professional

1. Are you free Friday?
2. Come to interview at 9.
3. Tell me your schedule.
4. I changed your interview.
5. Reply fast.
6. Sorry because interview changed.

Task 5: Role-play / Writing practice

Tình huống 1:
Bạn là recruiter. Một ứng viên đã qua vòng CV. Hãy gọi điện mời ứng viên phỏng vấn vào thứ Tư lúc 10 giờ sáng và xác nhận thời lượng 45 phút.

Tình huống 2:
Bạn là ứng viên. Recruiter đề xuất 2 giờ chiều thứ Sáu nhưng bạn có meeting. Hãy từ chối lịch đó một cách lịch sự và đề xuất 4 giờ chiều.

Tình huống 3:
Bạn là HR của một công ty làm việc với ứng viên ở nước ngoài. Hãy xác nhận interview online lúc 9 giờ sáng theo giờ Việt Nam và nhắc rõ time zone.

Tình huống 4:
Hiring manager đột xuất bận. Hãy viết một đoạn tin nhắn hoặc email ngắn xin lỗi ứng viên, đổi lịch từ thứ Hai sang thứ Ba và yêu cầu xác nhận.

Đáp án và giải thích

Task 1

1 – E: Would it be possible to reschedule the interview? dùng để đề nghị đổi lịch.
2 – B: We’d like to invite you to an interview. là lời mời phỏng vấn.
3 – F: Apologies for the short notice. dùng khi thông báo thay đổi khá gấp.
4 – A: Could you let me know your availability next week? hỏi lịch của ứng viên.
5 – C: Would 3 p.m. work for you? đề xuất khung giờ cụ thể.
6 – D: To confirm… nhắc lại lịch đã thống nhất.
7 – G: yêu cầu ứng viên phản hồi để xác nhận tham gia.
8 – H: câu kết lịch sự trước khi kết thúc trao đổi.

Task 2

1. B – Câu đầy đủ, tự nhiên và xác nhận rõ ngày giờ.
2. D – Sau khi ứng viên báo không tham gia được, recruiter chuyển sang tìm alternative time thay vì gây áp lực.
3. B – Reschedule an interview là cách diễn đạt tự nhiên khi thay đổi ngày hoặc giờ phỏng vấn.
4. C – Could you let me know your availability? lịch sự và phù hợp môi trường công việc.
5. C – Câu xác nhận rõ hình thức online và nền tảng sử dụng.
6. C – Cấu trúc Would … be possible instead? đưa ra phương án thay thế nhẹ nhàng.
7. B – Confirm your attendance là collocation phù hợp trong lời mời, meeting và interview.
8. A – Khi doanh nghiệp thay đổi lịch sát giờ, một lời xin lỗi ngắn giúp giữ sắc thái chuyên nghiệp.

Task 3

1. invite
2. availability
3. available
4. work
5. reschedule
6. confirm
7. conducted
8. approximately

Cụm hoàn chỉnh cần ghi nhớ:

• invite someone to an interview
• let someone know your availability
• be available
• work for someone
• reschedule an interview
• to confirm
• be conducted online
• approximately 40 minutes

Task 4

1. Are you free Friday?
   → Would you be available on Friday?

Câu mới mềm hơn và có giới từ on trước ngày.

2. Come to interview at 9.
   → Would 9 a.m. work for you for the interview?

Thay câu mệnh lệnh bằng câu hỏi đề xuất.

3. Tell me your schedule.
   → Could you let me know your availability?

Availability phù hợp hơn khi hỏi thời gian người khác có thể tham gia.

4. I changed your interview.
   → We need to reschedule your interview.

Reschedule thể hiện đúng hành động đổi lịch.

5. Reply fast.
   → Please reply at your earliest convenience.

Phù hợp hơn trong email hoặc tin nhắn công việc.

6. Sorry because interview changed.
   → We apologize for the change in the interview schedule.

Cấu trúc đầy đủ và chuyên nghiệp hơn.

Task 5 – Đáp án mẫu

Tình huống 1:

Hello, this is Mai from the HR team. I’m contacting you regarding your application. We’d like to invite you to an interview with our hiring manager. Would you be available on Wednesday at 10 a.m.? Please allow approximately 45 minutes for the interview.

Tình huống 2:

Thank you for the invitation. I’m afraid I have a meeting at 2 p.m. on Friday. Would 4 p.m. be possible instead?

Tình huống 3:

To confirm, your online interview is scheduled for 9 a.m. Vietnam time. Please note that the time shown is UTC+7. I’ll send you the meeting link and calendar invitation shortly.

Tình huống 4:

Dear Alex,

Apologies for the short notice. Due to a scheduling conflict, we need to reschedule your interview from Monday to Tuesday. Would Tuesday at 10 a.m. work for you?

Please reply to confirm your availability.

Best regards,
HR Team

Ứng dụng vào công việc thực tế

Tình huống thực tế	Câu/cụm nên dùng	Lưu ý
HR gọi mời ứng viên sau vòng CV	We’d like to invite you to an interview.	Nêu rõ vị trí ứng tuyển
Hỏi ứng viên về lịch tuần tới	Could you let me know your availability next week?	Tránh câu quá trực tiếp như When are you free? trong email formal
Đưa ra hai khung giờ	We can offer either Tuesday morning or Wednesday afternoon.	Giúp ứng viên phản hồi nhanh
Ứng viên không nhận được lịch đầu tiên	Would another time work better for you?	Giữ thái độ linh hoạt
Hiring manager bị trùng lịch	We need to reschedule due to a scheduling conflict.	Không cần giải thích chi tiết nội bộ
Phỏng vấn online	The interview will be conducted online via Microsoft Teams.	Gửi kèm link và time zone nếu cần
Xác nhận lịch cuối cùng	To confirm, your interview is scheduled for Friday at 3 p.m.	Nhắc lại cả ngày và giờ để tránh nhầm

Tham khảo thêm: Tiếng Anh phỏng vấn xin việc | https://secenglish.vn/cac-mau-cau-tieng-anh-phong-van-xin-viec-2025/ | https://anhngusec.edu.vn/softening-language-trong-phong-van-xin-viec/

FAQ về Arranging an Interview trong Business English

1. Arranging an Interview phù hợp với level nào?

B1 phù hợp với phần lớn tình huống vì người học cần xử lý một chuỗi trao đổi quen thuộc: mời phỏng vấn, hỏi availability, đề xuất thời gian, xác nhận và đổi lịch. British Council cũng có tài liệu Writing B1 riêng cho email mời người khác tham gia job interview.

2. “Arrange an interview” và “schedule an interview” có giống nhau không?

Hai cụm thường xuất hiện trong cùng ngữ cảnh nhưng trọng tâm hơi khác. Arrange mang nghĩa tổ chức, chuẩn bị hoặc thu xếp; schedule nhấn mạnh việc ấn định sự kiện vào một thời gian cụ thể. Cambridge định nghĩa arrange theo hướng lên kế hoạch/tổ chức, còn Oxford định nghĩa schedule là sắp xếp để việc gì xảy ra vào một thời điểm nhất định.

3. “Reschedule” dùng khi nào?

Reschedule dùng khi một cuộc hẹn hoặc sự kiện đã có lịch nhưng cần chuyển sang thời gian khác. Cambridge mô tả từ này theo nghĩa thống nhất một ngày hoặc thời điểm mới cho sự kiện.

4. Có cần học thuộc toàn bộ mẫu câu không?

Không. Hiệu quả hơn là nhớ theo nhóm chức năng: invite → ask availability → propose → confirm → reschedule → close. Mỗi nhóm chỉ cần 2–3 câu quen thuộc rồi luyện thay đổi ngày, giờ và tình huống.

5. Làm sao luyện phản xạ cho chủ đề này?

Chọn vai recruiter và candidate, đặt đồng hồ 60–90 giây rồi thực hiện một cuộc gọi hoàn chỉnh. Mỗi lượt luyện thay một yếu tố: ngày phỏng vấn, hình thức online/offline, ứng viên bận, recruiter đổi lịch hoặc hai bên ở khác múi giờ.

Kết luận

Arranging an Interview là một chủ đề Business English rất thực tế cho HR, recruiter, admin và cả ứng viên. Chỉ cần nắm chắc các nhóm câu mời phỏng vấn – hỏi availability – đề xuất thời gian – xác nhận – reschedule – chốt thông tin, người học đã có thể xử lý phần lớn trao đổi cơ bản trước buổi interview.

Hãy luyện bằng role-play thay vì học từng câu riêng lẻ. Khi ngày, giờ và tình huống liên tục thay đổi, mẫu câu dần trở thành phản xạ và dễ ứng dụng hơn vào công việc thực tế.

Các bài Business English theo tình huống tại SEC tiếp tục mở rộng chính những kỹ năng này sang giao tiếp công sở, email, họp, tuyển dụng và làm việc với đồng nghiệp hoặc khách hàng quốc tế.

Xem thêm

• Bộ từ vựng tiếng Anh công sở 
• Những câu tiếng Anh giao tiếp trong công việc 
• Từ vựng giao tiếp trong công việc và văn phòng
• Từ vựng Office B1